Zarządzenie nr 3 w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz w sprawie organizacji i zakresu działania składnicy akt. (3/2012)

ZARZĄDZENIE NR 3/2012

dyrektora Miejskiego Zespołu Obsługi Szkół i Przedszkoli

w Jastrzębiu-Zdroju

 

z dnia 15 maja 2012 roku

 

w sprawie: instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz w sprawie organizacji i zakresu działania składnicy akt.

 

Na podstawie art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jednolity Dz. U. z 2011 r., Nr 123, poz. 698 z późniejszymi zmianami) oraz rozporządzenia Ministra Kultury z dnia l6 września 2002 roku w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalijiłwwania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. z 2002 r., Nr 167, poz. 1375) zarządzam, co następuje:

 

§1

1) Wprowadzić instrukcję kancelaryjną stanowiącą załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.

2) Wprowadzić jednolity rzeczowy wykaz akt stanowiący załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia.

3) Wprowadzić instrukcję w sprawie organizacji i zakresie działania składnicy akt stanowiącą załącznik nr 3 do niniejszego zarządzenia.

 

§2

Określenia użyte w zarządzeniu oznaczają:

1) akta sprawy - dokumentacja w szczególności tekstowa, fotograficzna, rysunkowa, dźwiękowa, filmowa, multimedialna, zawierająca informacje potrzebne przy rozpatrywaniu danej sprawy oraz odzwierciedlająca przebieg jej załatwiania i rozstrzygania;

2) składnica akt - komórka organizacyjna powołana do gromadzenia, przechowywania, zabezpieczenia, ewidencjonowania i udostępniania dokumentacji spraw ostatecznie zakończonych, a także brakowania dokumentacji niearchiwalnej (akt kategorii B);

3) archiwista — realizujący zadania składnicy akt pracownik podmiotu;

4) dokumentacja niearchiwalna - wszelka dokumentacja o czasowym okresie przechowywania, nie stanowiąca materiałów archiwalnych, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu;

5) jednolity rzeczowy wykaz akt - tematyczny podział akt powstających w toku działalności jednostki organizacyjnej, określający w poszczególnych pozycjach symbol klasyfikacyjny i hasło rzeczowe oraz kategorię archiwalną;

6) teczka aktowa - materiał biurowy używany w systemie tradycyjnym do przechowywania dokumentacji w systemie tradycyjnym;

7) system tradycyjny - system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci nieelektronicznej, z możliwością korzystania z narzędzi informatycznych do wspomagania procesu obiegu dokumentacji w tej postaci;

8) system EZD — system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją umożliwiający wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych;

9) metadane — zestaw usystematyzowanych informacji, logicznie powiązanych z przesyłką, sprawą lub inną dokumentacją ułatwiających ich wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie;

10) odwzorowanie cyfrowe — dokument elektroniczny będący kopią elektroniczną dowolnej treści zapisanej w postaci innej niż elektroniczna, umożliwiający zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie, bez konieczności bezpośredniego dostępu do pierwowzoru;

11) skład chronologiczny — uporządkowany zbiór dokumentacji w postaci nieelektronicznej, w układzie wynikającym z kolejności wprowadzenia do systemu EZD, utworzony w podmiocie, w którym wprowadzono system EZD;

12) skład informatycznych nośników danych — uporządkowany zbiór informatycznych nośników danych zawierających dokumentację w postaci elektronicznej;

13) komórka organizacyjna - dział, sekcja, samodzielne stanowisko pracy wyodrębnione w strukturze jednostki organizacyjnej;

14) pismo - wyrażona tekstem informacja, stanowiąca odrębną całość znaczeniową niezależnie od sposobu jej utrwalenia;

15) przesyłka - dokumentacja otrzymana lub wysłana przez podmiot w każdy możliwy sposób (także elektronicznie za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej);

16) sprawa - zdarzenie lub stan rzeczy, w tym z zakresu postępowania administracyjnego, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych lub przyjęcia do wiadomości;

 

§3

1) Jednolity rzeczowy wykaz akt stanowi podstawę do klasyfikowania i kwalifikowania wytworzonych oraz otrzymanych akt wg ich wartości archiwalnej.

2) Wykaz akt obejmuje zarówno problematykę i akta wytworzone obecnie, jak również te, które mogą być wytwarzane w przyszłości.

3) Wykaz akt oparty jest na podziale dziesiętnym. Całość zagadnień można podzielić najwyżej na 10 grup zasadniczych, oznaczonych kolejno cyframi od 0 do 9, te z kolei na 10 grup drugiego rzędu oznaczonych cyframi od 00 do 99. Następnie, w miarę potrzeby, każda z tych grup może się dzielić na 10 grup trzeciego rzędu, te z kolei na 10 grup czwartego rzędu.

4) Klasy końcowe, nie objęte dalszym podziałem, są oznaczone kategorią archiwalną.

5) Symbole cyfrowe stanowią liczbowe oznaczenie w jednolitym rzeczowym, wykazie akt jednolitych tematycznie grup powstałych w wyniki działalności jednostki.

6) Zmiany w wykazie akt polegające na przekształceniu lub dodaniu nowych symboli mogą być dokonywane zarządzeniem dyrektora placówki po uprzednim zatwierdzeniu zmian przez dyrektora właściwego miejscowo archiwum państwowego.

7) Na opis klasy w wykazie akt składają się:

a) symbol klasyfikacyjny;

b) hasło klasyfikacyjne, czyli sformułowanie nazwy zagadnienia;

c) w przypadku klas końcowych - kategoria archiwalna;

d) w razie potrzeby uszczegółowienie hasła klasyfikacyjnego.

 

§4

1) Całość wytwarzanej dokumentacji dzieli się pod względem jej wartości archiwalnej na dwie kategorie:

a) dokumentację stanowiącą materiały wchodzące w skład państwowego zasobu archiwalnego, zwaną materiałami archiwalnymi;

b) dokumentację posiadającą czasową wartość praktyczną zwaną dokumentacją niearchiwalną.

2) Do oznaczenia kategorii materiałów archiwalnych używa się symbolu A.

3) W dokumentacji niearchiwalnej:

a) symbolem B z dodaniem cyfr (liczb) arabskich określających okres przechowywania w jednostce organizacyjnej oznacza się kategorię dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, które po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlegają brakowaniu za zgodą właściwego terytorialnie archiwum państwowego. Okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych poczynając od 1 stycznia roku następnego po dacie wytworzenia dokumentacji i zamknięciu teczek aktowych;

b) symbolem Be oznacza się kategorię dokumentacji posiadającej krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym jej wykorzystaniu jest przekazywana na makulaturę przez komórki organizacyjne (bez potrzeby przekazywania do składnicy akt) za zgodą i wiedzą osoby sprawującej pieczę nad składnicą akt oraz zgodą archiwum państwowego.

c) symbolem „BE" z dodaniem cyfr arabskich oznacza się dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść i znaczenie. Ekspertyzę przeprowadza archiwum państwowe, które może dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji. Zmiana kategorii może wiązać się z uznaniem dokumentacji za materiały archiwalne.

4) W placówce wytwarzana jest tylko dokumentacja niearchiwalną.

 

§5

1) Z dokumentacją która przed dniem wejścia w życie zarządzenia nie została w placówce zakwalifikowana do odpowiednich kategorii archiwalnych, postępuje się zgodnie z wymogami niniejszego zarządzenia.

2) W przypadku, gdy kategoria archiwalna określona dla dokumentacji powstałej i zgromadzonej przed dniem wejścia w życie zarządzenia różni się od kategorii archiwalnej określonej w wykazach akt, stosuje się kategorię archiwalną o wartości wyższej.

 

§6

Traci moc zarządzenie nr 12/2010 z dnia 4 sierpnia 2010 roku.

 

§7

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.