PROCEDURA PRZYJMOWANIA I ROZPATRYWANIA SKARG I WNIOSKÓW

 

Podstawa prawna

1. Ustawa z dn. 14 czerwca 1960r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity: Dz.U. z 2000r., nr 98, poz. 1071).
2. Rozporządzenie Rady Ministrów z dn. 8 stycznia 2002r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz.U. z 2002r., nr 5, poz. 46).

 

 

Rozdział I

 

Przyjmowanie i rejestrowanie skarg i wniosków

 

1. W przedszkolu wnoszący skargi i wnioski przyjmowani są przez:

a)      Dyrektora.

 

2. Dyrektor przedszkola  przyjmuje skargi i wnioski codziennie od godz. 8.00 do 14.00, w poniedziałki od godz. 8.00 do 16.00.
3. Skargi i wnioski mogą być wnoszone pisemnie, telefonicznie a także ustnie do protokołu.
4. Pracownik przedszkola, który otrzymał skargę dotyczącą jego działalności, obowiązany jest przekazać ją niezwłocznie dyrektorowi.
5. Wzór protokołu, o którym mowa w pkt. 3 stanowi załącznik nr 1 do niniejszej procedury.
6. Dyrektor prowadzi rejestr skarg i wniosków.
7. Skargi i wnioski przekazane przez redakcje prasowe, radiowe i telewizyjne oraz organizacje społeczne podlegają rozpatrzeniu i załatwieniu w takim samym trybie, jak skargi i wnioski osób fizycznych i prawnych.
8. Do rejestru wpisuje się także skargi i wnioski, które nie zawierają imienia i nazwiska (nazwy) oraz adresu wnoszącego - anonimy.
9. Rejestr skarg uwzględnia następujące rubryki:

a)      liczba porządkowa,

b)      data wpływu skargi/wniosku,

c)      data rejestrowania skargi/wniosku,

d)      adres osoby lub instytucji wnoszącej skargę/wniosek,

e)      informacja na temat, czego dotyczy skarga/wniosek,

f)        termin załatwienia skargi/wniosku,

g)      imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za załatwienie skargi/wniosku,

h)      data załatwienia,

i)        krótka informacja o sposobie załatwienia sprawy,

10. Do rejestru nie wpisuje się pism skierowanych do wiadomości przedszkola.

 

  

Rozdział II

 

Kwalifikowanie skarg i wniosków

 

1. Kwalifikowania spraw jako skargi lub wnioski dokonuje dyrektor.
2. Każda sprawa zakwalifikowana przez dyrektora jako skarga lub wniosek wpisywana jest rejestru skarg i wniosków.
3. Jeśli z treści skargi lub wniosku nie można ustalić ich przedmiotu, dyrektor wzywa wnoszącego o wyjaśnienia lub uzupełnienia, z pouczeniem, że nie usunięcie braków spowoduje pozostawienie skargi lub wniosku bez rozpoznania.
4. Skargi/wnioski, które nie należą do kompetencji przedszkola, należy zarejestrować, a następnie pismem przewodnim przesłać zgodnie z właściwością, zawiadamiając o tym równocześnie wnoszącego albo zwrócić mu sprawę wskazując właściwy organ, kopię pisma zostawić w dokumentacji przedszkola.
5. Skargi/wnioski, które dotyczą kilku spraw podlegających rozpatrzeniu przez różne organy, należy zarejestrować, następnie pismem przewodnim przesłać odpisy właściwym organom, zawiadamiając o tym równocześnie wnoszącego, a kopie zostawić w dokumentacji przedszkola.
6. Skargi/wnioski anonimowe po dokonaniu rejestracji pozostają bez rozpoznania.
7. Dyrektor może informacje zawarte w anonimowej skardze/wniosku wykorzystać w ramach pełnionego nadzoru pedagogicznego.

 

 

Rozdział III

 

Rozpatrywanie skarg i wniosków

 

1. Skargi/wnioski rozpatruje dyrektor przedszkola.
2. Z wyjaśnienia skargi/wniosku sporządza się następującą dokumentację:

a)      oryginał skargi/wniosku,

b)      notatkę służbową informującą o sposobie załatwienia skargi/wniosku i wynikach postępowania wyjaśniającego,

c)      materiały pomocnicze zebrane w trakcie wyjaśniania skargi/wniosku,

d)      odpowiedź do wnoszącego, w której został powiadomiony o sposobie rozstrzygnięcia sprawy wraz z urzędowo potwierdzonym jej wysłaniem,

e)      inne pisma, jeśli sprawa tego wymaga.

3. Odpowiedź do wnoszącego winna zawierać:

a)      oznaczenie organu, od którego pochodzi,

b)      wyczerpującą informację o sposobie załatwienia sprawy z odniesieniem się do wszystkich zarzutów/wniosków zawartych w skardze/wniosku,

c)      faktyczne i prawne uzasadnienie, jeżeli skarga/wniosek została załatwiona odmownie,

d)      imię i nazwisko osoby rozpatrującej skargę.

4. Pełna dokumentacja po zakończeniu sprawy przechowywana jest kancelarii przedszkola.

 

 

 

Rozdział IV

 

Terminy rozpatrywania skarg i wniosków

 

1. Skargę/wniosek rozpatruje się bez zbędnej zwłoki.
2. Skargę/wniosek rozpatruje się:

a)      do czternastu dni, gdy skargę wnosi poseł na Sejm, senator lub radny,

b)      do miesiąca, gdy wszczyna się postępowanie wyjaśniające,

c)      do dwóch miesięcy, gdy skarga/wniosek jest szczególnie skomplikowana,

3. Do siedmiu dni należy:

a)      przesłać skargę/wniosek do właściwego organu z powiadomieniem wnoszącego lub zwrócić ją wnoszącemu ze wskazaniem właściwego organu, jeżeli skarga/wniosek została skierowana do niewłaściwego organu,

b)      przesłać skargę/wniosek do wnoszącego z odpowiednim wyjaśnieniem, jeżeli trudno jest ustalić właściwy organ lub gdy właściwy jest organ wymiaru sprawiedliwości,

c)      przesłać odpisy skargi/wniosku do właściwych organów z powiadomieniem wnoszącego, jeżeli sprawy w nich poruszane dotyczą różnych organów,

d)      przesłać informację do wnoszącego o przesunięciu terminu załatwienia skargi/wniosku z podaniem powodów tego przesunięcia,

e)      zwrócić się z prośbą do osoby wnoszącej o przesłanie dodatkowych informacji dotyczących skargi/wniosku,

f)        udzielić odpowiedzi w przypadku ponowienia skargi/wniosku, w której brak jest wskazania nowych okoliczności sprawy.

 

 

Załączniki:

1) protokół przyjęcia skargi ustnej,

 

---

POSTĘPOWANIE PRZY ROZPATRYWANIU SKARG I WNIOSKÓW

1. Przyjęcie, kwalifikowanie i rejestracja skargi/wniosku.

2. Analiza treści skargi/wniosku, wyłonienie i wyszczególnienie zarzutów.

3. Jeżeli z treści skargi/wniosku nie można ustalić jej przedmiotu należy wezwać wnoszącego do złożenia wyjaśnienia lub uzupełnienia w terminie 7 dni od dnia otrzymania skargi/wniosku z jednoczesnym pouczeniem, że nie usunięcie braków spowoduje pozostawienie skargi/wniosku bez rozpoznania.

4. Analiza zarzutów przedstawionych w skardze w aspekcie aktów prawnych.

5. Zaplanowanie czynności postępowania wyjaśniającego:

a)      ustalenie źródeł informacji, trybu i form ich zbierania,

b)      ustalenie dokumentów przewidzianych do kontroli, analizy,

c)      ustalenie harmonogramu przewidzianych działań,

d)      przygotowanie narzędzi wspomagających wyjaśnienie sprawy, np.:

-         kwestionariusze wywiadów,

-         kwestionariusze ankiet,

-         scenariusze spotkań,

-         arkusze diagnostyczne.

 

6. Przeprowadzenie zaplanowanych działań.

7. Analiza zebranych materiałów, ustalenie stanu faktycznego, odniesienie się do stanu prawnego i zasadności zarzutów.

8. Redagowanie uwag i wniosków oraz określenie przyczyn zaistniałej w przedszkolu sytuacji.

9. Sporządzenie notatki służbowej.

10.  Opracowanie i przesłanie odpowiedzi do wnoszącego skargę/wniosek.

11. Sformułowanie wniosków do dalszej pracy.