Procedura rozpatrywania skarg i wniosków

ZARZĄDZENIE NR 4/2004

Dyrektora Publicznego Przedszkola Nr 20

w Jastrzębiu-Zdroju

z dnia 14.01.2004 r.

w sprawie: procedury przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków.

Podstawa prawna

1.     Ustawa z dn. 14 czerwca 1960r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity: Dz.U. z 2000r., nr 98, poz. 1071).

2.     Rozporządzenie Rady Ministrów z dn. 8 stycznia 2002r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz.U. z 2002r., nr 5, poz. 46).

§ 1

Procedura przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków w Publicznym Przedszkolu Nr 20 w Jastrzębiu-Zdroju stanowi załącznik do niniejszego rozporządzenia.

§ 2

zarządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.

 

Rozdział I

Przyjmowanie i rejestrowanie skarg i wniosków

1.     W przedszkolu  wnoszący skargi i wnioski przyjmowani są przez:

a)     dyrektora,

b)    wicedyrektora.

2.     Dyrektor przedszkola lub wicedyrektor przyjmują skargi i wnioski codziennie od godz. 8.00 do 15.00.

3.     Skargi i wnioski mogą być wnoszone pisemnie, telegraficznie lub za pomocą dalekopisu, telefaksu, poczty elektronicznej, a także ustnie do protokołu.

4.     Pracownik przedszkola, który otrzymał skargę dotyczącą jego działalności, obowiązany jest przekazać ją niezwłocznie dyrektorowi.

5.     Wzór protokołu, o którym mowa w pkt 3 stanowi załącznik nr 1 do niniejszej procedury.

6.     Dyrektor prowadzi rejestr skarg i wniosków.

7.     Skargi i wnioski przekazane przez redakcje prasowe, radiowe i telewizyjne oraz organizacje społeczne podlegają rozpatrzeniu i załatwieniu w takim samym trybie, jak skargi i wnioski osób fizycznych i prawnych.

8.     Do rejestru wpisuje się także skargi i wnioski, które nie zawierają imienia i nazwiska (nazwy) oraz adresu wnoszącego - anonimy.

9.     Rejestr skarg uwzględnia następujące rubryki:

a)     liczba porządkowa,

b)    data wpływu skargi/wniosku,

c)     data rejestrowania skargi/wniosku,

d)    adres osoby lub instytucji wnoszącej skargę/wniosek,

e)     informacja na temat, czego dotyczy skarga/wniosek,

f)     termin załatwienia skargi/wniosku,

g)    imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za załatwienie skargi/wniosku,

h)     data załatwienia,

i)      krótka informacja o sposobie załatwienia sprawy,

10.  Do rejestru nie wpisuje się pism skierowanych do wiadomości przedszkola.

 

Rozdział II

Kwalifikowanie skarg i wniosków

 

1.     Kwalifikowania spraw jako skargi lub wnioski dokonuje dyrektor.

2.     Każda sprawa zakwalifikowana przez dyrektora jako skarga lub wniosek wpisywana jest rejestru skarg i wniosków.

3.     Jeśli z treści skargi lub wniosku nie można ustalić ich przedmiotu, dyrektor wzywa wnoszącego o wyjaśnienia lub uzupełnienia, z pouczeniem, że nie usunięcie braków spowoduje pozostawienie skargi lub wniosku bez rozpoznani.

4.     Skargi/wnioski, które nie należą do kompetencji przedszkola, należy zarejestrować, a następnie pismem przewodnim przesłać zgodnie z właściwością, zawiadamiając o tym równocześnie wnoszącego albo zwrócić mu sprawę wskazując właściwy organ, kopię pisma zostawić w dokumentacji szkoły.

5.     Skargi/wnioski, które dotyczą kilku spraw podlegających rozpatrzeniu przez różne organy, należy zarejestrować, następnie pismem przewodnim przesłać odpisy właściwym organom, zawiadamiając o tym równocześnie wnoszącego, a kopie zostawić w dokumentacji szkoły.

6.     Skargi/wnioski anonimowe po dokonaniu rejestracji pozostają bez rozpoznania.

7.     Dyrektor może informacje zawarte w anonimowej skardze/wniosku wykorzystać w ramach pełnionego nadzoru pedagogicznego.

 

Rozdział III

Rozpatrywanie skarg i wniosków

1.     Skargi/wnioski rozpatruje dyrektor przedszkola lub osoba przez niego upoważniona.

2.     Z wyjaśnienia skargi/wniosku sporządza się następującą dokumentację:

a)     oryginał skargi/wniosku,

b)    notatkę służbową informującą o sposobie załatwienia skargi/wniosku i wynikach postępowania wyjaśniającego,

c)     materiały pomocnicze zebrane w trakcie wyjaśniania skargi/wniosku,

d)    odpowiedź do wnoszącego, w której został powiadomiony o sposobie rozstrzygnięcia sprawy wraz z urzędowo potwierdzonym jej wysłaniem,

e)     inne pisma, jeśli sprawa tego wymaga.

3.     Odpowiedź do wnoszącego winna zawierać:

a)     oznaczenie organu, od którego pochodzi,

b)    wyczerpującą informację o sposobie załatwienia sprawy z odniesieniem się do wszystkich zarzutów/wniosków zawartych w skardze/wniosku,

c)     faktyczne i prawne uzasadnienie, jeżeli skarga/wniosek została załatwiona odmownie,

d)    imię i nazwisko osoby rozpatrującej skargę.

4.     Pełna dokumentacja po zakończeniu sprawy przechowywana jest w sekretariacie szkoły.

Rozdział IV

Terminy rozpatrywania skarg i wniosków

1.     Skargę/wniosek rozpatruje się bez zbędnej zwłoki.

2.     Skargę/wniosek rozpatruje się:

a)     do czternastu dni, gdy skargę wnosi poseł na Sejm, senator lub radny,

b)    do miesiąca, gdy wszczyna się postępowanie wyjaśniające,

c)     do dwóch miesięcy, gdy skarga/wniosek jest szczególnie skomplikowana,

3.     Do siedmiu dni należy:

a)     przesłać skargę/wniosek do właściwego organu z powiadomieniem wnoszącego lub zwrócić ją wnoszącemu ze wskazaniem właściwego organu, jeżeli skarga/wniosek została skierowana do niewłaściwego organu,

b)    przesłać skargę/wniosek do wnoszącego z odpowiednim wyjaśnieniem, jeżeli trudno jest ustalić właściwy organ lub gdy właściwy jest organ wymiaru sprawiedliwości,

c)     przesłać odpisy skargi/wniosku do właściwych organów z powiadomieniem wnoszącego, jeżeli sprawy w nich poruszane dotyczą różnych organów,

d)    przesłać informację do wnoszącego o przesunięciu terminu załatwienia skargi/wniosku z podaniem powodów tego przesunięcia,

e)     zwrócić się z prośbą do osoby wnoszącej o przesłanie dodatkowych informacji dotyczących skargi/wniosku,

f)     udzielić odpowiedzi w przypadku ponowienia skargi/wniosku, w której brak jest wskazania nowych okoliczności sprawy.

Załączniki:

1)     protokół przyjęcia skargi ustnej,

 

POSTĘPOWANIE PRZY ROZPATRYWANIU SKARG I WNIOSKÓW

1.     Przyjęcie, kwalifikowanie i rejestracja skargi/wniosku.

2.     Analiza treści skargi/wniosku, wyłonienie i wyszczególnienie zarzutów.

3.     Jeżeli z treści skargi/wniosku nie można ustalić jej przedmiotu należy wezwać wnoszącego do złożenia wyjaśnienia lub uzupełnienia w terminie 7 dni od dnia otrzymania skargi/wniosku z jednoczesnym pouczeniem, że nie usunięcie braków spowoduje pozostawienie skargi/wniosku bez rozpoznania.

4.     Analiza zarzutów przedstawionych w skardze w aspekcie aktów prawnych.

5.     Zaplanowanie czynności postępowania wyjaśniającego:

a)     ustalenie źródeł informacji, trybu i form ich zbierania,

b)    ustalenie dokumentów przewidzianych do kontroli, analizy,

c)     ustalenie harmonogramu przewidzianych działań,

d)    przygotowanie narzędzi wspomagających wyjaśnienie sprawy, np.:

-         kwestionariusze wywiadów,

-         kwestionariusze ankiet,

-         scenariusze spotkań,

-         arkusze diagnostyczne.

6.     Przeprowadzenie zaplanowanych działań.

7.     Analiza zebranych materiałów, ustalenie stanu faktycznego, odniesienie się do stanu prawnego i zasadności zarzutów.

8.     Redagowanie uwag i wniosków oraz określenie przyczyn zaistniałej w szkole sytuacji.

9.     Sporządzenie notatki służbowej.

10.  Opracowanie i przesłanie odpowiedzi do wnoszącego skargę/wniosek.

11.  Sformułowanie wniosków do dalszej pracy.