Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów w Publicznym Przedszkolu nr 20

Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów

 

1

1.1 Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów dotyczy wszystkich dokumentów finansowych i księgowych, a także prawnych dotyczących Publicznego Przedszkola Nr 20 w Jastrzębiu Zdroju.

1.2 Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów obowiązuje od dnia  14.02.2006 r.

1.3 Niniejsza instrukcja stanowi o zasadach sporządzania, kontroli, obiegu i ewidencji dokumentów, które wywołują skutki finansowo - księgowe oraz skutki prawne.

1.4  Instrukcja  określa  również  zakres   odpowiedzialności   związanej   z  prawidłowym   i  rzetelnym opracowaniem  tych dokumentów.

1.5 Zasady dokumentowania operacji gospodarczych wynikają przede wszystkim z poniżej wymienionych aktów prawnych, a także z wewnętrznych ustaleń.

1.6 Podstawowe akty prawne, w oparciu o które przygotowana została  niniejsza  instrukcja  to:

- ustawa z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej,

- ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości,

- ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa,

- ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych,

- ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych

- ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od  towarów i usług,

- ustawa z dnia 23 stycznia 2004 r. o podatku  akcyzowym,

- ustawa z dnia 9 września 2000 r. o podatku od czynności cywilnoprawnych,

- ustawa z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych,

- ustawa z dnia 13 października 1998 r. w sprawie systemu ubezpieczeń społecznych,

2

2.l  W jednostce mogą wystąpić następujące rodzaje dokumentów:

- dokumenty prawne - akty notarialne i umowy spółki jak np: umowy pożyczki, umowy użyczenia, cesje, umowy handlowe,

- dokumenty finansowe - NBP. faktury VAT i rachunki, noty odsetkowe, listy płac, dowody kasowe, wyciągi bankowe,

- dokumenty księgowe - to wszystkie dokumenty finansowe, a także polecenia księgowania, noty księgowe, rozliczenia z tytułu ryczałtów samochodowych, noty korygujące, dokumentacja ewidencji środków trwałych i wyposażenia, protokoły z inwentaryzacji itp.

- dokumenty kadrowe - NBP. kwestionariusze osobowe, świadectwa pracy, świadectwa ukończonych szkół, ksero dokumentów tożsamości i inne wymagane przez kadry dokumenty.

2.2  W przypadku problemów z klasyfikacją dokumentów należy przekazać te dokumenty do działu księgowości.

3

3.1 Każda operacja gospodarcza powinna być udokumentowana dowodem księgowym, którego treść musi być pełna i zrozumiała.

3.2 Dowody księgowe mogą być:

- zewnętrzne obce - otrzymane w oryginale od kontrahentów lub:

- zewnętrzne własne (kopie) - przekazane w oryginale kontrahentom, a także

- wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

3.3 W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.

3.4 Dowód księgowy powinien być rzetelny, wolny od błędów rachunkowych, przekreśleń, itp.

3.5 Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

- określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,

- określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej

- opis operacji oraz jej wartość,

- datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą- także datę sporządzenia

- zewnętrzne obce dowody księgowe powinny posiadać oznaczenie ORYGINAŁ,

- zewnętrzne własne dowody księgowe powinny posiadać oznaczenie KOPIA,

3.6 Wszystkie dowody księgowe, prawne, kadrowe należy w terminie 5 dni od ich otrzymania i zatwierdzenia przekazać do działu księgowego.

3.7 Przed przekazaniem dowodów, o których mowa w pkt 3.5 należy upewnić się czy wspomniane dowody.

- spełniają warunki, o których mowa w pkt 3.5, zostały zatwierdzone przez osoby, o których mowa w pkt 4.2.

4

4.1 Wszystkie dowody, o których mowa w pkt 3.5 muszą zostać zatwierdzone(zaparafowane) przez wskazaną osobę przed przekazaniem ich do działu księgowo - płacowego.

4.2 Dowody, o których mowa w pkt 3.5 zatwierdza:

- dokumenty prawne - Kierownik jednostki,

- dokumenty finansowe - Kierownik działu, który dokument wystawił lub otrzymał,

- dokumenty kadrowe i płacowe - Kierownik działu kadr i płac,

- pozostałe dokumenty - Kierownik działu księgowości lub Kierownik jednostki.

4.3 Odpowiedzialność za właściwe i terminowe udokumentowanie operacji finansowo - gospodarczych, ponoszą Kierownicy działów - o których mowa w pkt 4.2.

4.4 Jeżeli jedną operację dokumentuje więcej niż jeden dowód lub więcej niż jeden egzemplarz dowodu, kierownik jednostki ustala sposób postępowania z każdym z nich i wskazuje, który dowód lub jego egzemplarz będzie podstawą do dokonania zapisu.

5

5.1 Przyjmowaniem dokumentów zajmująsię pracownicy wyznaczeni przez Kierowników działów, o których mowa w pkt 4.2.

5.2 Kontrolą przyjętych dokumentów zajmująsię Kierownicy działów - o których mowa w pkt 4.2.

5.3 Kierownicy działów - o których mowa w pkt 4, dokonuj ą kontroli pod względem merytorycznym czyli uzgadniają zgodność danych z dowodu ze stanem faktycznym oraz pod względem formalnym - zgodnie z pkt 3.5.

5.4 Dział księgowy dokonuje kontroli przyjętych dokumentów pod względem formalnym i rachunkowym.

5.5 Dokonanie kontroli dokumentu pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym dowodów księgowych powinien być potwierdzony datą i podpisem osoby dokonującej kontroli i adnotacją „sprawdzono pod względem formalnym i merytorycznym oraz rachunkowym" oraz „merytorycznym".

5.6 Tylko po merytorycznym, formalnym i rachunkowym sprawdzeniu dokumentów oraz ich zatwierdzeniu zgodnie z pkt 4.2 może nastąpić ich realizacja do wypłaty i rozliczenia.

5.7 Wszelkich korekt dokumentów, o których mowa w pkt 3.5 dokonuje się w porozumieniu z działem księgowym,

5.8 Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem, chyba że inne przepisy stanowią inaczej.

5.9 Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr.

6

6.1  Szczególnie dokumenty finansowe muszą spełniać warunki określone przepisami prawa, co warunkuje ich właściwą ewidencję i możliwość realizacji wypłaty.

6.2 Do dokumentów finansowych należą przede wszystkim:

- dowody kasowe - przyjęcia lub wydania,

- faktury VAT i rachunki.

6.3 Dowody kasowe KW wystawia kasjer jedynie na podstawie innego - zatwierdzonego, zgodnie z pkt 5.6 - dokumentu poświadczającego przeprowadzenie operacji gospodarczej.

6.4 Dowody kasowe KP wystawia kasjer na podstawie dyspozycji wpłacającego, z dokładnym wskazaniem tytułu wpłaty.

6.5 Szczegółowe zasady gospodarowania gotówką w jednostce określa Instrukcja kasowa.

6.6 Zapłata zobowiązań wynikających z faktur VAT i rachunków nastąpi po ich zatwierdzeniu zgodnie z pkt 5.6.

6.7 Zasady zawarte w pkt 6.6 dotyczą zarówno płatności gotówkowych jak i przelewowych.

6.8  W przypadku płatności zrealizowanych z wypłaconej zaliczki - rozliczenie wydatkowanej zaliczki nastąpi, po jej zatwierdzeniu zgodnie z pkt 5.6.

6.9 Zasady dotyczące wystawiania faktur VAT oraz rachunków zostały ujęte w załączniku do tej instrukcji. Obowiązek znajomości tych zasad dotyczy Kierowników działów, Kierownika jednostki oraz pracowników działu księgowego.

7

7.1 Znajomość niniejszej instrukcji obiegu dokumentów i zmian do niej wprowadzonych obowiązuje każdego pracownika i stałego współpracownika jednostki.

7.2 Wszelkie zmiany w zasadach obiegu dokumentów należy wprowadzać przez ujęcie ich w instrukcji obiegu dokumentów. 7.2 Wprowadzone w instrukcji obiegu dokumentów zmiany obowiązują w terminie 2 tygodni od dnia ich ogłoszenia.

 

Objaśnienia

Instrukcja obiegu dokumentów ma na celu określenie prawidłowego postępowania z dokumentami prawnymi, finansowymi i księgowymi firmy, które dokumentuj ą dokonanie pewnych operacji gospodarczych. Usystematyzowanie obiegu dokumentów znacznie poprawia organizację pracy, jak również ułatwia kontrolę tych dokumentów.