Zalecenia pokontrolne Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego kontroli finansowej w Szkole Podstawowej nr 12 w okresie od 26 sierpnia 2004r. do 17 września 2004r.

                                                                                           Jastrzębie Zdrój, dnia 05 października 2004r.

                                                                                  Pani

                                                                                 mgr Anna Podsiadło

                                                                                Dyrektor Szkoły Podstawowej nr 12

                                                                                w Jastrzębiu Zdroju

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta w Jastrzębiu Zdroju przeprowadził kontrolę w Szkole Podstawowej nr 12 w Jastrzębiu Zdroju przy ul. Szkolnej 7 w okresie od 26 sierpnia 2004r. do 17 września 2004r.

Przedmiotem kontroli była analiza wydatków za miesiące grudzień 2002 i 2003 roku; oraz czerwiec 2004r. pod kątem analizy sporządzania sprawozdania RB 28S; wraz z kontrolą obrotów kasowych roku 2004.

W toku kontroli ustalono:

Kontrolujący stwierdzili, iż Zarządzeniem Nr 3/2004 Dyrektora Szkoły Podstawowej Nr 12 im. Jerzego Kukuczki w Jastrzębiu Zdroju z dnia 17.03.2004r., wprowadzono przepisy normujące zasady przeprowadzania rozliczeń finansowych.

Czynnościom sprawdzającym poddano prawidłowość -wydatkowania środków w miesiącach grudzień roku 2002 oraz 2003; oraz prawidłowość sporządzania sprawozdań finansowych RB-28 za powyższe miesiące.

W ramach tej kontroli stwierdzono, iż zostały one sporządzone zgodnie z danymi wynikającymi z zapisów księgowych i zweryfikowane ze stanem faktycznym a także z prawidłowym zastosowaniem podziałek klasyfikacji budżetowej. Po dokonaniu analizy zapisów -wynikających ze złożonych Sprawozdań RB 28S i zweryfikowaniu danych w nich zawartych z analitycznymi kartami kontowymi dot. odpowiednich §§ danych rozdziałów - stwierdzono, iż przekroczono obowiązujący plan wydatków w stosunku do wykonania wydatków na paragrafach:

80101 - §4210 na dzień 03.12.2002 - 120,96 zł., na dzień 06.12.2002 - 200,96 zł.

80101 - §4110 na dzień 23.12.2003- 444,70 zł.

80101 - §4210 na dzień 08.12.2003 - 1.741,06 zł., na dzień 10.12.2003 - 2.233,52 zł.

80146 - §4210 na dzień 01.12.2003 - 339,90 zł.

80146 - §4210 na dzień 22.12.2003 - 158,57 zł.

Czynności kontrolne dotyczące miesiąca VI 2004r. oraz kontrola obrotów kasowych roku 2004 wykazała, iż wszystkie obroty udokumentowane zostały dowodami. Realizacja wypłat każdorazowo następowała na podstawie dowodów sprawdzonych pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym oraz zatwierdzonych przez uprawnione osoby. Wszystkie wydatki zostały zadekretowane i zakwalifikowane na odpowiednie paragrafy danego rozdziału. Wypłaty dokonywane formą "polecenia przelewu" następowały zgodnie z terminami określonymi na fakturach oraz zgodnie z przepisami wewnętrznymi oraz zewnętrznymi jeżeli chodzi o listy płac, płatności ZUS.

Stwierdzono jednakże, iż rachunki kosztów podróży "delegacje" rozliczone zostały po okresie 14 dni od daty podróży, co było niezgodne z "Instrukcją sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów księgowych"..

Stwierdzono także, iż faktura vat 82/2004 z dnia 07.06.2004r. zawierała zapis “zapłacono: 300,00 zł."; faktura vat 59/04/FKLE z dnia 02.06.2004r. zawiera zapis “zapłacono gotówką" - kontrolujący stwierdzili natomiast, iż powyższe faktury uregulowano "poleceniem przelewu". Jednocześnie nie stwierdzono aby były one regulowane gotówką poprzez fakt stwierdzenia braku takich zapisów w raportach kasowych.

Czynności kontrolne wykazały również, iż zgodnie z wyciągiem bankowym nr 71 z dnia 24.06.2004r. pobrano środki ze środka specjalnego na pokrycie wydatków bieżących w wysokości1.500,00 zł. Z dniem 30.06.2004r. dokonano zwrotu środków na rachunek bankowy środka specjalnego.

Stwierdzono ponadto, iż raporty kasowe niejednokrotnie wystawiane były w okresach dłuższych niż 10 dni oraz z częstotliwością mniejszą niż dwa razy w miesiącu co było niezgodnie z "Instrukcją sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów księgowych".

Stwierdzono także, iż każdorazowo fakt pobrania gotówki z rachunku bankowego kontrolowane jednostki miał odzwierciedlenie w raporcie kasowym który był zgodny z ewidencją czeków.

W toku czynności, w dniu 17.09.2004r. dokonano kontroli kasy. Stwierdzono, iż stan gotówki w kasie odpowiadał stanowi gotówki raportu kasowego na dzień kontroli.

Pogotowie kasowe ustalone w Instrukcji w sprawie zasad funkcjonowania gospodarki kasowej w wysokości 500,00 zł. w żadnym momencie prowadzenia gospodarki kasowej nie zostało przekroczone.

W ramach kontroli prawidłowości sporządzania sprawozdań z wykonania planu wydatków budżetowych RB-28S za m-c VI 2004r.; stwierdzono, iż zostało ono sporządzone zgodnie z danymi wynikającymi z zapisów księgowych i zweryfikowane ze stanem faktycznym a także z prawidłowym zastosowaniem podziałek klasyfikacji budżetowej; dochowano także terminu złożenia sprawozdań.

Po dokonaniu analizy zapisów wynikających ze złożonego Sprawozdania RB 28S za m-c Vj oraz VI 2004r. oraz zweryfikowaniu danych w nich zawartych z danymi wynikającymi z analitycznych kart kontowych stwierdzono, iż w analizowanym miesiącu VI 2004r. nie przekroczono obowiązującego planu wydatków.

Mając na względzie umknięcie zaistniałych nieprawidłowości przedkładam do wykonania zalecenia pokontrolne:

1. Przestrzegać ustawy z dnia 29 września I994r.o rachunkowości (Dz. U. Nr 121,póz. 591, tj.) a w szczególności art. 22, ust. l - zgodnie z którym “Dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują kompletne zawierające co najmniej dane określone w art. 21......".
2. Przestrzegać wewnętrznych uregulowań prawnych dot. gospodarki finansowej a w szczególności Zarządzenia Nr 3/2004 Dyrektora Szkoły Podstawowej Nr 12 im. Jerzego Kukuczki w Jastrzębiu Zdroju z dnia 17.03.2004r. w sprawie przyjęcia zasad rachunkowości oraz zakładowego planu kont, instrukcji obiegu i kontroli wewnętrznej, zasad funkcjonowania gospodarki kasowej wraz z załącznikami stanowiącymi integralną składową powyższego Zarządzenia.
3. Przestrzegać ustawy z dnia 26 listopada 1998r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 155, póz. 1014 z późn. zm.) a w szczególności art. 21, ust. l który stwierdza, iż “Środki Specjalne są środkami finansowanymi, gromadzonymi przez jednostki budżetowe na wyodrębnionych rachunkach bankowych..." oraz ust. 2 który ściśle określa na jakie cele winny zostać one przeznaczone.
4. Środki publiczne wydatkować w taki sposób aby nie dopuścić do naruszenia dyscypliny finansów publicznych, jakim jest popełnienie czynu polegającego na przekroczeniu zakresu upoważnienia do dokonywania wydatków ze środków publicznych - jak stanowi art. 138, ust. l, pkt 2 ustawy z dnia 26 listopada 1998r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 155, póz. 1014zpóźn. zm.)

Jednocześnie wnoszę o przesłanie w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego informacji o podjętych działaniach zapobiegających powtórzeniu się w przyszłości stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień.