Protokół z kontroli

Protokół z kontroli

przeprowadzonej w Szkole Podstawowe nr 12 przy ulicy Szkolnej 7 w Jastrzębiu Zdroju, przez Naczelnika Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Witolda Raszyńskiego oraz podinspektor Agnieszką Marszałek, w okresie od 26 sierpnia 2004r. do 17-września 2004r.

Kontrola dotyczyła okresu od 01 lipca 2002r. do 30 czerwca 2004r.

Funkcją dyrektora pełniła w okresie objętym kontrolą do nadal p. mgr Anna Podsiadło, natomiast funkcję głównego księgowego pełniła od dnia 02 stycznia 2004r. do nadal p. Kazimiera Sunita.

Przedmiotem kontroli

była analiza wydatków za miesiące grudzień 2002 i 2003 roku; oraz styczeń 2004r. pod kątem analizy sporządzania sprawozdania RB 28S; wraz z kontrolą obrotów kasowych roku 2004.

Czynności kontrolne spełniły wymagania zapisane w art. 28b ustawy z dnia 26 listopada 1998r. o finansach publicznych (j.t l998r.Dz. U. Nr 155, póz. 1014 z późn. zm.) tj.:

Wykonanie -wydatków (plan) sprawdzono % sprawdzenia

2002r. l.702.899,75   175.644,70    10,31

2003r. 2.027.320,43   225.822,18   11,14

2004r. 2.320.620,00   172.545,08      7,44

W toku kontroli ustalono:

Czynności kontrolne wykazały, iż w latach 2002 oraz 2003 obsługę finansową kontrolowanej jednostki prowadził Miejski Zespól Obsługi Szkół i Przedszkoli w Jastrzębiu Zdroju. Natomiast z dniem 01 stycznia 2004r. Szkoła samodzielnie dokonywała rozliczeń gospodarczo -finansowych.

Kontrolujący stwierdzi, iż Zarządzeniem Nr 3/2004 Dyrektora Szkoły Podstawowej Nr 12 im. Jerzego Kukuczki w Jastrzębiu Zdroju z dnia 17.03.2004r. w sprawie przyjęcia zasad rachunkowości oraz zakładowego planu kont, instrukcji obiegu i kontroli wewnętrznej, zasad funkcjonowania gospodarki kasowej (załącznik l), wprowadzono przepisy normujące zasady przeprowadzania rozliczeń finansowych.

Powyższe Zarządzenie wprowadza do bezwzględnego stosowania wewnętrznych przepisów normujących zasady gospodarki finansowej:

- Zakładowy plan kont - stanowiący załącznik nr l do powyższego Zarządzenia,

- Instrukcja sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów księgowych - jako załącznik nr 2,

- Przyjęte zasady rachunkowości - załącznik nr 3,

- Instrukcja kontroli wewnętrznej - stanowiącą załącznik nr 4 do Zarządzenia,

- Instrukcja w sprawie zasad funkcjonowania gospodarki, kasowej - jako załącznik nr 5,

- Instrukcja w sprawie trybu i zasad przeprowadzania oraz rozliczania inwentaryzacji - załącznik nr 6.

Czynnościom sprawdzającym dotyczącym rozliczeń finansowych prowadzonych przez MZOSiP poddano prawidłowość wydatkowania środków w miesiącach grudzień roku 2002 oraz 2003; oraz prawidłowość sporządzania sprawozdań finansowych RB-28 za powyższe miesiące.

W ramach kontroli prawidłowości sporządzania sprawozdań z wykonania planu wydatków budżetowych RB-28Sza miesiące grudzień 2002r. (załącznik 2) oraz 2003r. (załącznik 3); stwierdzono, iż zostały one sporządzone zgodnie z danymi wynikającymi z zapisów księgowych i zweryfikowane ze stanem faktycznym a także z prawidłowym zastosowaniem podziałek klasyfikacji budżetowej. Stwierdzono także, iż dochowano terminu złożenia sprawozdań RB 2BS.

Po dokonaniu analizy zapisów wynikających ze złożonych Sprawozdań RB 28S za miesiące grudzień 2002r. oraz 2003r. i zweryfikowaniu danych w nich zawartych z danymi wynikającymi z analitycznych kart kontowych dot. odpowiednich paragrafów danych rozdziałów - stwierdzono, iż przekroczono obowiązujący plan wydatków w stosunku do wykonania wy datków na paragrafach:

80101-§4210:

plan wydatków (zał.2) (30.11.2002) 60.915,00 zł.

wydatki narastająco (zał. 4) (03,12,2002) 61.035,96zł. przekroczenie 120,96zł

(06.12.2002) 61.115,96 zł. przekroczenie 200,96 zł

80101-§4110:

plan wydatków (zał.3) (30.11.2003) 214.877,00 zł.

zmiana planu (zał.5) (12.12.2003) 213.491,00 zł.

wydatki narastająco (zał. 6) (23.12.2003) 213.936,70 zł. przekroczenie 444,70 zł.

80101-§4210:

plan wydatków (zał. 3) (30.11.2003) 46.156,00 zł.

zmiana planu (zał. 5) (12.12.2003) 54.859,00 zł.

wydatki narastająco (zał. 6) (08.12.2003) 47.897,06 zł. przekroczenie 1.741.06 zł

(10.12.2003) 48.389.52zł. przekroczenie 2.233,52 zł

80146 -§4210:

plan wydatków (zał.3) (30.11.2003) 900,00 zł.

zmiana planu (zał.5) (23.12.2003) 1.240,00zł.

wydatki narastająco (zał. 6) (01.12.2003) l.239,99 zł. przekroczenie 339,90zł

80146-§4210:

plan wydatków (zał.3) (30.11.2003) 3.350,00 zł.

zmiana planu (zał.5) (23.12.2003) 3.710,00zł.

wydatki narastająco (zał. 6) (22.12.2003) 3.508,57 zł. przekroczenie 158,57 zł

Czynności kontrolne dotyczące miesiąca stycznia 2004r. oraz kontrola obrotów kasowych roku 2004 wykazała:

Wszystkie obroty bezgotówkowe jak i gotówkowe udokumentowane zostały dowodami tj. fakturami vat, Ustami płac, wniosków o zaliczkę, formularzami "delegacji".

Realizacja wypłat każdorazowo następowała na podstawie dowodów sprawdzonych pod względem merytorycznym, formalno-rachunkawym oraz zatwierdzonych przez uprawnione osoby.

Wszystkie wydatki zostały zadekretowane i zakwalifikowane na odpowiednie paragrafy danego rozdziału

Wypłaty dokonywane formą “polecenia przelewu" następowały zgodnie z terminami określonymi na fakturach dot. danego wydatku oraz zgodnie z przepisami wewnętrznymi oraz zewnętrznymi jeżeli chodzi o listy płac, płatności ZUS.

Stwierdzono jednakże, iż rachunki kosztów podróży “delegacje" (dot. kontrolowanego okresu) rozliczone zostały niezgodnie z “Instrukcją sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów księgowych", która w Rozdziale V, §5, ust. 2 zawiera zapis, iż ich rozliczenie następuje w terminie 14 dni po zakończeniu podróży. Zgodnie z przedstawioną kontrolującym dokumentacją delegacje zostały rozliczone w następujących terminach (załącznik 7):

Nr delegacji      Data pobytu         Data rozliczenia

59/2004           11.05.2004r.        30.06.2004r.

61/2004           15-16.05.2004r.   30.06.2004r.

62/2004           29-30.05.2004r.    30.06.2004r.

63/2004           29-30.05.2004r.    30.06.2004r.

65/2004           04-06.06.2004r.    30.06.2004r.

66/2004           05-06.06.2004r.     30.06.2004r.

Stwierdzono także (w kontrolowanym okresie), iż faktura vat 82/2004 z dnia 07.06.2004r na kwotę 300,00 zł (załącznik 8) zawiera zapis “forma płatności: gotówka" oraz zapis “zapłacono: 300,00 zł."; faktura vat 59/04/FKLE z dnia 02.06.2004r. na kwotę 573J5 (załącznik 9) zawiera zapis “forma płatności: gotówka" oraz “zapłacono gotówką) - kontrolujący stwierdza natomiast, iż powyższe faktury uregulowano “poleceniem przelewu".

Jednocześnie nie stwierdzono aby byty one regulowane gotówką poprzez fakt stwierdzenia braku takich zapisów w raportach kasowych.

Czynności kontrolne wykazały również, iż zgodnie z wyciągiem bankowym nr 71 z dnia 24.06.2004r, (załącznik 10) pobrano środki ze środka specjalnego na pokrycie wydatków bieżących w wysokości 1.500,00 zł. Z dniem 30.06.2004r. dokonano zwrotu środków na rachunek bankowy środka specjalnego.

Główna księgowa kontrolowanej jednostki pismem z dnia l9.09.2004r. wyjaśniała, iż “spowodowane to było koniecznością pokrycia wydatków na stypendia naukowe i socjalne dla uczniów,..... taka sytuacja zdarzyła się tylko raz...".

Dokonując kontroli obrotów gotówkowych (kasowych), sprawdzono raporty kasowe w kontrolowanym okresie wraz z dowodami przypisanymi każdemu z nich.

Stwierdzono, iż raporty kasowe wystawiane byty niezgodnie z Instrukcją sporządzania, obiegu o kontroli dokumentów księgowych, który w rozdziale V, §5, ust. 2 zawiera zapis, iż raporty kasowe wystawia się “w okresach nie dłuższych niż 10 dni" oraz w rozdziale H, ust. 12 zawiera zapis, iż “Raport zamyka się z częstotliwością określoną rzeczywistymi potrzebami - najmniej dwa razy w miesiącu"; kontrolujący stwierdzili natomiast, iż (załącznik 12):

Raport kasowy         za okres           ilość dni         ilość raportów w miesiącu

RK nr l                    12.01.-12.01.        l                                 

RK nr 2                   13.01.-13.01         l                                   3

RK nr 3                   14.01.-29.01.      16

RK nr 4                   02.02.-05.02         4

RK nr 5                   06.02.-26.02        21                                 2

RK nr 6                   03.03. - 22.03.     20                                 1

RK nr 7                   13.04.-24.04.       12

RK nr 8                   26.04. - 30.04.       5                                  2

RK nr 9                   06.05.- ?.05.           ?                                  l

RK nr l0                  12.06.-24.06.        13                                  1

Stwierdzono także, iż każdorazowo fakt pobrania gotówki z rachunku bankowego kontrolowanej jednostki miał odzwierciedlenie w raporcie kasowym poprzez wpis pobrania czekiem wraz z numerem czeku i kwoty; stwierdzono także, iż byty one zgodne z ewidencją czeków (załącznik 13).

W toku czynności, w dniu l7.09.2004r. w obecności głównego księgowego oraz kierownika administracyjno-gospodarczego (pełniącego również funkcje, kasjera) dokonano kontroli kasy (załącznik 14). Stwierdzono, iż rzeczywisty stan gotówki w kasie w kwocie 180,03 zł. odpowiadał stanowi gotówki raportu kasowego na dzień kontroli.

Pogotowie kasowe ustalone w Instrukcji w sprawie zasad funkcjonowania gospodarki kasowej stanowiącej załącznik nr 5 do Zarządzenie Dyrektora nr 3/2004 z dnia 17.03.2004r. w wysokości 500,00 zł. w żadnym momencie prowadzenia gospodarki kasowej nie zostało przekroczone.

Ponadto stwierdzono, iż osoba pełniąca obowiązki kasjera została zaznajomiona z przepisami kasowymi oraz złożyła deklaracja o odpowiedzialności materialnej.

W ramach kontroli prawidłowości sporządzania sprawozdań z wykonania planu wydatków budżetowych RB-28S za miesiąc czerwiec 2004r. (załącznik 15); stwierdzono, iż zostało ono sporządzone zgodnie z danymi wynikającymi z zapisów księgowych i zweryfikowane ze stanem faktycznym a także z prawidłowym zastosowaniem podziałek klasyfikacji budżetowej. Stwierdzono także, iż dochowano terminu złożenia sprawozdań RB 28S.

Po dokonaniu analizy zapisów wynikających ze złożonego Sprawozdania RB 28S za miesiąc maj oraz czerwiec 2004r. oraz zweryfikowaniu danych w nich zawartych z danymi wynikającymi z analitycznych kart kontowych dot. odpowiednich paragrafów danych rozdziałów (załącznik 16) - stwierdzono, iż w analizowanym miesiącu czerwcu 2004r. nie przekroczono obowiązującego planu wydatków.

Protokół niniejszy sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Dyrektor Szkoły Podstawowej nr 12 Pani mgr Anna Podsiadło, po zapoznaniu się z treścią protokołu w dniu 29.09.2004r. - stwierdza, że nie wnosi żadnych zastrzeżeń co do faktów w nim opisanych, ustalonych na podstawie dowodów.

Kontrolujący poinformowali Dyrektora SP 12 o prawie złożenia wyjaśnień lub uzupełnień do protokołu, w terminie 3 dni od dnia zakończenia czynności kontrolnych i podpisania niniejszego protokołu.

Integralną część protokołu stanowią następujące załączniki:

1. Zarządzenie Nr 3/2004 Dyrektora Szkoły Podstawowej Nr 12 im. Jerzego Kukuczki w Jastrzębiu Zdroju z dnia 17.03.2004r.,

2. Sprawozdania Rb 28S za m-ce XI, XII 2002r“

3. Sprawozdania Rb 28S za m-ce XI, XII 2003r.,

4. Karła analityczna 80101-4210,

5. Zarządzenie Nr Or—0152-426/2003 z dnia 23.12.2003r.; Nr Or.-0152-417/2003 Prezydenta Miasta Jastrzębie Zdrój z dnia 12.12.2003r.,

6. Karty analityczne za rok 2003,

7. Zestawienie delegacji,

8. Faktura Vat 82/2004 z dnia 07.06.2004r“

9. Faktura Vat 59/04/FK z dnia 02.06.2004r.,

10. Wyciąg Bankowy Nr 71 z dnia 24.06.2004r.,

11. Wyjaśnienia z dnia 19.09.2004r.,

12. Zestawienie Raportów Kasowych za rok 2004,

13. Ewidencja 'wydawania czeków,

14. Protokół z dnia I7.09.2004r. z kontroli kasy,

15. Sprawozdanie Rb 28S za m-ce V, VI 2004r.,

16. Dziennik obrotów za okres I- VI 2004r.