Protokół z kontroli

Protokół z kontroli

przeprowadzonej w Centrum Kształcenia Praktycznego przy ulicy Harcerskiej 12 w Jastrzębiu Zdroju, przez podinspektorów Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Grażyna Ciałoń oraz Agnieszką Marszałek w okresie od 24 maja 2004r. do 02 czerwca 2004r.

Kontrola dotyczyła okresu od l lipca 2003 r. do dnia zakończenia kontroli.

Funkcją dyrektora pełni w okresie objętym kontrolą do nadal p. inż. Dariusz Radajewski, natomiast głównym księgowym jednostki jest od 01,01.2004 r, do dnia 30 kwietnia 2005r. (umowa na czas określony (załącznik l)) jest p. Zofia Grzegórzek.

Przedmiotem kontroli byty wydatki rzeczowe kontrolowanej jednostki jako płatności regulowane w formie gotówkowej jak również bezgotówkowe,

Czynności kontrolne spełniły wymagania zapisane w art. 28b ustawy z dnia 26 listopada l998r. o finansach publicznych (j.t l998r.Dz. U. Nr 155 póz. 1014 z późn. zm.) (załącznik nr 2) tj.:

Wykonanie wydatków (plan) sprawdzono % sprawdzenia

2003r. 554.831,34 63.945,60 11,52

2004r. 467.735,00 43.203,03 9,24

W toku kontroli ustalono:

Centrum Kształcenia Praktycznego powalane zostało Uchwalą Nr XIX/379/2000 z dnia: 17 kwietnia 2000r. Rady Miasta Jastrzębie Zdrój. Działa na podstawie Statutu oraz aktów prawnych w nim wykazanych.

Przedstawiona kontrolującym Instrukcja Obiegu Kontroli Dokumentów - określająca zasady sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów finansowo-księgowych - nie została wprowadzona w życie Zarządzeniem Dyrektora jednostki (załącznik 3).

W ramach kontroli obrotów kasowych, kontrolujący stwierdzili, iż prawidłowy obrót gotówkowy zapisany został w Instrukcji Gospodarki Pieniężnej - także bez aktu wprowadzającego. Zarządzeniem wewnętrznym z dnia 01.09.2000r. określono wysokość obowiązującego w jednostce pogotowia kasowego w kwocie 500,00 zł. (załącznik 4).

Ponadto kontrolujący stwierdzili, iż wszystkie obroty w kontrolowanym okresie udokumentowane zostały dowodami kasowymi (rachunki, czeki, listy płac, itp.), a wszystkie wpływy i wydatki (oraz stan gotówki) ujęte zostały w raportach kasowych każdorazowo w tym samym dniu w którym zostały dokonane. Stwierdzono także, iż realizacja wypłat gotówki następowała na podstawie dowodów sprawdzonych pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym zatwierdzonych przez uprawnione osoby.

Raporty kasowe sporządzane były na koniec każdego miesiąca zgodnie z art. 20 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (Dz. U. Nr 121, póz. 591 z późn. zm.); ujmując jednocześnie wpływy gotówki po stronie przychodów, wypłaty po stronie rozchodów a “obecny stan gotówki" odpowiadał wysokości “poprzedniego stanu gotówki" w kolejnym raporcie (załącznik 5),

Stwierdzono jednakże, iż zapisy raportu kasowego11/B/2003r. za okres 17-28 listopada 2003r. wskazują przekroczenie wysokości pogotowia kasowego o 160,54 zł. - wskazując “stan gotówki obecny" w wysokości 660,54 zł; oraz zapisy raportu kasowego l/B/2004r. za okres 13-30 stycznia 2004r. wskazują przekroczenie wysokości pogotowia kasowego o 44,78 zł. - wskazując “stan gotówki obecny" w wysokości 544,78 zł.

Czynności kontrolne wykazały także, iż wszystkie obroty gotówkowe wykazane w raportach kasowych zapisane zostały w ewidencji księgowej konta 101 “Kasa" w wysokościach odpowiadających źródłowym dowodom (załącznik 6).

W dniu 02.06.2004r. w godzinach od 14.15 do 14.30 dokonano również kontroli kasy. Zgodnie z protokołem, stanowiącym załącznik nr 7, rzeczywisty stan gotówki w kasie odpowiadał zapisom ostatniego raportu tj. 524,44 zł. W związku z tym stwierdzono, iż przekroczono stan pogotowia kasowego o kwotę 24,44 zł.

Stwierdzić jednak należy, iż powyższy raport kasowy na dzień kontroli nie został zamknięty.

Ponadto stwierdzono, iż pomieszczenie do przechowywania gotówki zostało wydzielone i odpowiednio zabezpieczone.

Funkcje, kasjera, zgodnie z zakresem obowiązków samodzielnego referenta administracyjnego CKP (załącznik 8), pełniła p. Janina Nogły; jednakże nie złożyła ona deklaracji o przejęciu odpowiedzialności materialnej za powierzoną gotówka i inne walory oraz nie złożyła oświadczenia, iż zaznajomiła się z obowiązującymi przepisami kasowymi.

W ramach kontroli płatności bezgotówkowych w kontrolowanym okresie, kontrolujący stwierdzili, iż wszystkie rachunki sprawdzone zostały pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym i zatwierdzone przez uprawnione osoby, a ich płatności następowały w terminach wskazanych przez wystawiającego fakturą - adnotacje wskazujące na dzień dokonania polecenia przelewu byty zgodne z -wyciągami bankowymi.

Ponadto stwierdzono, iż dekretacji dokonywano na blankietach “polecenia księgowania" i były zgodne z planem kont jednostki, a ponadto wszystkie sprawdzone wydatki zakwalifikowane zostały na paragrafy rozdziału zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 68, póz. 634).

W ramach ww. czynności kontrolnych, stwierdzono jednakże, iż Faktury Vat FRB 21678417/012/03 z dnia 14.11.2003r. FV FRB21578182/012/03 z dnia l4.ll.2003r. dotyczące wydatków budżetowych, zgodnie z wyciągiem bankowym 44/03 z dnia 23.12.2003r. uregulowane zostały ze środków środka specjalnego (załącznik 9); podobnie FV A580/2004 z dnia 05.02.2004r. zapłacona została, zgodnie z wyciągiem bankowym 4/04 z dnia 19.02.2004r., ze środka specjalnego (załącznik 10).

Ponadto stwierdzono, iż do dnia zakończenia czynności kontrolnych, zasoby środka specjalnego wykorzystane na regulowanie ww. płatności budżetowych nie zostały zwrócone.

Kontrolujący stwierdzili, iż było to niezgodne z zapisami Uchwały Nr XXIX/704/2001 Rady Miasta Jastrzębie Zdrój z dnia 24.04.2001r. w sprawie utworzenia rachunku środków specjalnych dla Centrum Kształcenia Praktycznego w Jastrzębiu Zdroju, który mówi, iż środki specjalne przeznacza się, na pokrycie kosztów związanych z wynagrodzeniem za usługi wykonywane w ramach praktycznej nauki zawodu, wynagrodzenie i składniki naliczane od wynagrodzeń, koszty związane z prowadzeniem rachunku bankowego oraz zgodnie Uchwałą zmieniające Nr IV/4 3/2002 z dnia 10.12.2002r. — na pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem doraźnych remontów i napraw (załącznik 11).

Protokół mniejszy sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach

Dyrektor Centrum Kształcenia Praktycznego w Jastrzębiu Zdroju pan inż. Dariusz Radajewski, po zapoznaniu się z treścią protokołu w dniu 04 czerwca 2004 roku stwierdza, że nie wnosi żadnych zastrzeżeń co do faktów w nim opisanych, ustalonych na podstawie dowodów.

Kontrolujący poinformowali Dyrektora CKP w Jastrzębiu Zdroju, o prawie złożenia wyjaśnień lub uzupełnień do protokołu w terminie 3 dni od dnia zakończenia czynności kontrolnych i podpisania niniejszego protokołu.

Integralną część protokołu stanowią następujące załączniki:

1. Umowa o pracę z dnia 30.04.2004r.,

2. Procentowe rozliczenie sprawdzonych wydatków,

2. Instrukcja obiegu kontroli dokumentów,

4. Instrukcja gospodarki pieniężnej,

5. Raporty kasowe za okres od 01.07.2003r. do 30.04.2004r.,

6. Wydruk konta 101 “Kasa" za okres od 01.07.2003r. do 30.04.2004r.,

7. Umowaopracęzdnia31.08.2000r.,

8. Protokół z kontroli kasy z dnia 02.06.2004r“

9. Zestawienie FV wraz z wyciągiem bankowym którego dotyczą

10. Zestawienie F V wraz z wyciągiem bankowym którego dotyczą

11. Uchwała NrXXIX/704/200l Rady Miasta Jastrzębie Zdrój z dnia 24.04.2001r.

 

                                                                             Jastrzębie Zdrój , dnia 22 czerwiec 2004r.

                                                                             Pan

                                                                             inż. Dariusz Radajewski

                                                                             Dyrektor Centrum Kształcenia

                                                                             Praktycznego

                                                                             w Jastrzębiu Zdroju

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta w Jastrzębiu Zdroju przeprowadził kontrolę w Centrum Kształcenia Praktycznego w Jastrzębiu Zdroju przy ul. Harcerskiej 12 w okresie 24maja 2004r. do 02 czerwca 2004r.

Przedmiotem kontroli były wydatki rzeczowe kontrolowanej jednostki jako płatności regulowane w formie gotówkowej jak również bezgotówkowej.

Kontrolujący ustalili, iż Instrukcja Obiegu Kontroli Dokumentów - określająca zasady sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów finansowo-ksiegowych - nie została wprowadzona w życie Zarządzeniem Dyrektora Centrum Kształcenia Praktycznego.

W ramach kontroli obrotów kasowych, kontrolujący stwierdzili iż prawidłowy obrót gotówkowy zapisany został w Instrukcji Gospodarki Pieniężne - także bez aktu wprowadzającego. Zarządzeniem wewnętrznym z dnia 01.09.2000r. określono jedynie wysokość obowiązującego w jednostce pogotowia kasowego w kwocie 500,00zł.

Ponadto kontrolujący stwierdzili, iż wszystkie obroty w kontrolowanym okresie udokumentowane zostały dowodami kasowymi (rachunki, czeki, listy płac, itp.), a wszystkie wpływy i wydatki (oraz stan gotówki) ujęte zostały w raportach kasowych każdorazowo w tym samym dniu w którym zostały dokonane. Stwierdzono także, iż realizacja wypłat gotówki następowała na podstawie dowodów sprawdzonych pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym, zatwierdzonych przez uprawnione osoby.

Raporty kasowe, sporządzane były na koniec każdego miesiąca zgodnie z art. 20 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (Dz. U. Nr 121, póz. 591 z późn. zm.); ujmując jednocześnie wpływy gotówki po stronie przychodów, wypłaty po stronie rozchodów a “obecny stan gotówki" odpowiadał wysokości “poprzedniego stanu gotówki w kolejnym raporcie.

Stwierdzono jednakże, iż zapisy raportu kasowego 11/B/2003r. za okres 17 - 28 listopada 2003r. wskazują przekroczenie wysokości pogotowia kasowego o 160,54 zł. - wskazując “stan gotówki obecny" w wysokości 660,54 zł.; oraz zapisy raportu kasowego I/B/2004r. za okres 13 - 30 stycznia 2004r. wskazują przekroczenie wysokości pogotowia kasowego o 44,78 zł. - wskazując “stan gotówki obecny" w wysokości 544,78 zł.

W dniu 02.06.2004r, w godzinach od 14.15 do 14.30 dokonano również kontroli kasy.

Zgodnie z protokołem, rzeczywisty stan gotówki w kasie odpowiadał zapisom ostatniego raportu tj. 524,44zł. W związku z tym stwierdzono, iż przekroczono stan pogotowia kasowego o kwotę 24,44 zł.

Stwierdzić jednak należy, iż powyższy raport kasowy na dzień kontroli nie został zamknięty.

Funkcję, kasjera, zgodnie z zakresem obowiązków samodzielnego referenta administracyjnego CKP, pełniła p. Janina Nogły; jednakże nie złożyła ona deklaracji o przejęciu odpowiedzialności materialnej za powierzoną gotówkę i inne walory oraz me złożyła oświadczenia, iż zaznajomiła się z obowiązującymi przepisami kasowymi.

W ramach kontroli płatności bezgotówkowych w kontrolowanym okresie, kontrolujący stwierdzili, iż wszystkie rachunki sprawdzone zostały pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym i zatwierdzone przez uprawnione osoby, a ich płatności następowały w terminach wskazanych przez wystawiającego fakturę - adnotacje wskazujące na dzień dokonania polecenia przelewu byty zgodne z wyciągami bankowymi.

Ponadto stwierdzono, iż dekretacji dokonywano na blankietach “polecenia księgowania" i byty zgodne z planem kont jednostki, a ponadto wszystkie sprawdzone wydatki zakwalifikowane zostały na paragrafy rozdziału zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 68, póz. 634).

W ramach ww. czynności kontrolnych, stwierdzono jednakże, iż Faktury Vat FRB 21678417/012/03 z dnia 14.11.2003r., FV FRB21578182/01/03 z dnia 14.11.2003r. dotyczące wydatków budżetowych, zgodnie z wyciągiem bankowym 44/03 z dnia 23.12.2003r. uregulowane zostały ze środków środka specjalnego podobnie FV A580/2004 z dnia 05.02,2004r. zapłacona została, zgodnie z wyciągiem bankowym 4/04 z dnia l9.02.2004r., ze środka specjalnego.

Ponadto stwierdzono, iż do dnia zakończenia czynności kontrolnych, zasoby środka specjalnego wykorzystane na regulowanie ww. płatności budżetowych nie zostały zwrócone.

Kontrolujący stwierdzili, iż było to niezgodne z zapisami Uchwały Nr XXIX/704/200l Rady Miasta Jastrzębie Zdrój z dnia 24.04.2001 r. w sprawie utworzenia rachunku środków specjalnych dla Centrum Kształcenia Praktycznego w Jastrzębiu Zdroju

Mając na względzie uniknięcie zaistniałych nieprawidłowości przedkładam do wykonania następując zalecenia pokontrolne:

1. Przestrzegać Zarządzenia wewnętrznego z dnia 0l.09.2000r. określającego wysokość obowiązującego w jednostce pogotowia kasowego.
2. Uzupełnić brakującą kasjerowi deklarację o przejęciu odpowiedzialności materialnej za powierzoną gotówkę i inne walory oraz oświadczenie, iż zaznajomił się z obowiązującymi przepisami kasowymi.
3. Przestrzegać Uchwały Nr XXIX/704/200l Rady Miasta Jastrzębie Zdrój z dnia 24.04.2001 r. w sprawie utworzenia rachunku środków specjalnych dla Centrum Kształcenia Praktycznego w Jastrzębiu Zdroju.
4. Przestrzegać zasady wprowadzania- instrukcji i regulaminów właściwym zarządzeniem wewnętrznym.

Jednocześnie wnoszą o przesłanie w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego informacji o podjętych działaniach zapobiegających powtórzeniu się w przyszłości stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień.

 

CKP/071/209/2004

                                                                             Pan Marian Janecki

                                                                             Prezydent Miasta

                                                                             Jastrzębie Zdrój

W odpowiedzi na pismo z dnia 22 czerwca 2004 roku dotyczące wystąpienia pokontrolnego uprzejmie informuję, że wszystkie zawarte w piśmie zalecenia zostały niezwłocznie zrealizowane. Instrukcja Obiegu Kontroli Dokumentów oraz Instrukcja Gospodarki Pieniężnej funkcjonujące w placówce bez wprowadzenia w życie Zarządzeniem Dyrektora Centrum Kształcenia Praktycznego zostały uzupełnione o właściwe akty wprowadzające. Osoba pełniąca obowiązki kasjera w CKP uzupełniła wymagane dokumenty o brakującą deklarację o przejęciu odpowiedzialności materialnej za powierzoną gotówkę i inne walory oraz oświadczenie o zaznajomieniu się z obowiązującymi przepisami kasowymi. W związku z przekroczeniem wysokości pogotowia kasowego ( dwa przypadki: listopad 2003 - 160,54 zł. oraz styczeń 2004 - 44,78 zł. ) poddano analizie wydatki gotówkowe w Centrum i podjęto decyzję o podwyższeniu Zarządzeniem Dyrektora pogotowia kasowego z 500 do 800 zł, co powinno w pełni zapobiec takim przypadkom w przyszłości. Jednocześnie główna księgowa, która zatrudniona jest na tym stanowisku od l lutego 2004 roku, została poinstruowana o konieczności przestrzegania tego zarządzenia. Płatności budżetowe (opata za energię cieplną ) wskazane w wystąpieniu pokontrolnym zostały uregulowane ze środków środka specjalnego w oparciu o § 2 ust. 2 p. l Uchwały nr XXIX/704/2001 Rady Miasta Jastrzębie Zdrój w sprawie utworzenia rachunku środków specjalnych dla Centrum Kształcenia Praktycznego w Jastrzębiu Zdroju mówiącym iż:

2. Środki specjalne przeznacza się na:

l/ pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem usług, o których mowa w ust. l pkt l

Zgodnie z ustnym orzeczeniem przedstawicieli Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta w Jastrzębiu Zdroju iż, opłaty za energię cieplną związane są bezpośrednio z utrzymaniem budynku CKP a nie z kosztami wykonywania usług w ramach praktycznej nauki zawodu podjęto decyzję, że tego rodzaju płatności budżetowe nie będą regulowane ze środków wypracowanych w ramach środka specjalnego. Mam nadzieję, że wszystkie wprowadzone zarządzenia i polecenia zapobiegną pojawieniu się podobnych lub nowych nieprawidłowości i uchybień.