II. Zarządzenie dyrektora szkoły wprowadzające „Procedury przyjmowania skarg i wniosków"

Na podstawie ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. „ Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity: dz.u. nr 98 póz. 1071 z 2000 r.) i Rozporządzenia RM z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji, przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz.LL z 2002 r., nr 5, póz. 46) i po zapoznaniu z dokumentem rady pedagogicznej na konferencji w dniu 25 listopada 2003r. wprowadza się z dnia 9 grudnia 2003 r. „PROCEDURĘ PRZYJMOWANIA I ROZPATRYWANIA SKARG I WNIOSKÓW"

III. SPIS TREŚCI

1. Rozdział I - Przyjmowanie skarg i rejestrowanie skarg i wniosków.

Rozdział II - Kwalifikowanie skarg i wniosków.

Rozdział III - Rozpatrywanie skarg i wniosków.

Rozdział IV - Terminy rozpatrywania skarg i wniosków.

2. Załączniki:

- Protokół przyjęcia skargi ustnej ( zał. Nr 1 ,2)

- Notatka służbowa

3. Postępowanie przy przyjmowaniu skarg i wniosków.

PROCEDURA PRZYJMOWANIA I ROZPATRYWANIA SKARGI WNIOSKÓW

Podstawa prawna

1. Ustawa z dn. 14 czerwca 1960r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity: dz.u. z 2000r.. nr 98, póz. 1071).

2. Rozporządzenie Rady Ministrów z dn. 8 stycznia 2002r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (dz.u. z 2002r., nr 5, póz. 46).

Rozdział I

Przyjmowanie i rejestrowanie skarg i wniosków

1. W szkole wnoszący skargi i wnioski przyjmowani są przez:

a) dyrektora,

b) wicedyrektora.

2. Dyrektor szkoły lub wicedyrektor przyjmują skargi i wnioski codziennie w godzinach pracy, a w poniedziałki do 16.00.

3. Skargi i wnioski mogą być wnoszone pisemnie lub za pomocą telefaksu, poczty elektronicznej, a także ustnie do protokołu.

4. Pracownik szkoły, który otrzymał skargę dotyczącą jego działalności, obowiązany jest przekazać ją niezwłocznie dyrektorowi.

5. Wzór protokołu, o którym mowa w pkt 3 stanowi załącznik nr l do niniejszej procedury.

6. Dyrektor prowadzi rejestr skarg i wniosków.

7. Skargi i wnioski przekazane przez redakcje prasowe, radiowe i telewizyjne oraz organizacje społeczne podlegają rozpatrzeniu i załatwieniu w takim samym trybie, jak skargi i wnioski osób fizycznych i prawnych.

8. Do rejestru wpisuje się także skargi i wnioski, które nie zawierają imienia i nazwiska (nazwy) oraz adresu wnoszącego - anonimy.

9. Rejestr skarg uwzględnia następujące rubryki:

a) liczba porządkowa,

b) data wpływu skargi/wniosku,

c) data rejestrowania skargi/wniosku,

d) adres osoby lub instytucji wnoszącej skargę/wniosek,

e) informacja na temat, czego dotyczy skarga/wniosek,

f) termin załatwienia skargi/wniosku,

g) imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za załatwienie skargi/wniosku,

h) data załatwienia,

i) krótka informacja o sposobie załatwienia sprawy,

10. Do rejestru nie wpisuje się pism skierowanych do wiadomości szkoły.

Rozdział II

Kwalifikowanie skarg i wniosków

1. Kwalifikowania spraw jako skargi lub wnioski dokonuje dyrektor.

2. Każda sprawa zakwalifikowana przez dyrektora jako skarga lub wniosek wpisywana jest rejestru skarg i wniosków.

3. Jeśli z treści skargi lub wniosku nie można ustalić ich przedmiotu, dyrektor wzywa wnoszącego o wyjaśnienia lub uzupełnienia, z pouczeniem, że nieusunięcie braków spowoduje pozostawienie skargi lub wniosku bez rozpoznani.

4. Skargi/wnioski, które nie należą do kompetencji szkoły, należy zarejestrować, a następnie pismem przewodnim przesłać zgodnie z właściwością, zawiadamiając o tym równocześnie wnoszącego albo zwrócić mu sprawę wskazując właściwy organ, kopię pisma zostawić w dokumentacji szkoły.

5. Skargi/wnioski, które dotyczą kilku spraw podlegających rozpatrzeniu przez różne organy, należy zarejestrować, następnie pismem przewodnim przesłać odpisy właściwym organom, zawiadamiając o tym równocześnie wnoszącego, a kopie zostawić w dokumentacji szkoły.

6. Skargi/wnioski anonimowe po dokonaniu rejestracji pozostają bez rozpoznania.

7. Dyrektor może informacje zawarte w anonimowej skardze/wniosku wykorzystać w ramach pełnionego nadzoru pedagogicznego.

Rozdział III

Rozpatrywanie skarg i wniosków

1. Skargi/wnioski rozpatruje dyrektor szkoły lub osoba przez niego upoważniona.

2. Imienny wykaz osób upoważnionych do rozpatrywania skarg/wniosków zawiera załącznik nr 2 do niniejszej procedury.

3. Z wyjaśnienia skargi/wniosku sporządza się następującą dokumentację:

a) oryginał skargi/wniosku,

b) notatkę służbową informującą o sposobie załatwienia skargi/wniosku i wynikach postępowania wyjaśniającego,

c) materiały pomocnicze zebrane w trakcie wyjaśniania skargi/wniosku,

d) odpowiedź do wnoszącego, w której został powiadomiony o sposobie rozstrzygnięcia sprawy wraz z urzędowo potwierdzonym jej wysłaniem,

e) inne pisma, jeśli sprawa tego wymaga.

4. Odpowiedź do wnoszącego winna zawierać:

a) oznaczenie organu, od którego pochodzi,

b) wyczerpującą informację o sposobie załatwienia sprawy z odniesieniem się do wszystkich zarzutów/wniosków zawartych w skardze/wniosku,

c) faktyczne i prawne uzasadnienie, jeżeli skarga/wniosek została załatwiona odmownie,

d) imię i nazwisko osoby rozpatrującej skargę.

5. Pełna dokumentacja po zakończeniu sprawy przechowywana jest w sekretariacie szkoły.

Rozdział IV

Terminy rozpatrywania skarg i wniosków

1. Skargę/wniosek rozpatruje się bez zbędnej zwłoki.

2. Skargę/wniosek rozpatruje się:

a) do czternastu dni, gdy skargę wnosi poseł na Sejm, senator lub radny,

b) do miesiąca, gdy wszczyna się postępowanie wyjaśniające,

c) do dwóch miesięcy, gdy skarga/wniosek jest szczególnie skomplikowana,

3. Do siedmiu dni należy:

a) przesłać skargę/wniosek do właściwego organu z powiadomieniem wnoszącego lub zwrócić ją wnoszącemu ze wskazaniem właściwego organu, jeżeli skarga/wniosek została skierowana do niewłaściwego organu,

b) przesłać skargę/wniosek do wnoszącego z odpowiednim wyjaśnieniem, jeżeli trudno jest ustalić właściwy organ lub gdy właściwy jest organ wymiaru sprawiedliwości,

c) przesłać odpisy skargi/wniosku do właściwych organów z powiadomieniem wnoszącego, jeżeli sprawy w nich poruszane dotyczą różnych organów,

d) przesłać informację do wnoszącego o przesunięciu terminu załatwienia skargi/wniosku z podaniem powodów tego przesunięcia,

e) zwrócić się z prośbą do osoby wnoszącej o przesłanie dodatkowych informacji dotyczących skargi/wniosku,

f) udzielić odpowiedzi w przypadku ponowienia skargi/wniosku, w której brak jest wskazania nowych okoliczności sprawy.

Załączniki:

1) protokół przyjęcia skargi ustnej,

2) imienny wykaz osób uprawnionych do rozpatrywania skarg i wniosków

POSTĘPOWANIE PRZY ROZPATRYWANIU SKARG I WNIOSKÓW

1. Przyjęcie, kwalifikowanie i rejestracja skargi/wniosku.

2. Analiza treści skargi/wniosku, wyłonienie i wyszczególnienie zarzutów.

3. Jeżeli z treści skargi/wniosku nie można ustalić jej przedmiotu należy wezwać wnoszącego do złożenia wyjaśnienia lub uzupełnienia w terminie 7 dni od dnia otrzymania skargi/wniosku z jednoczesnym pouczeniem, że nieusunięcie braków spowoduje pozostawienie skargi/wniosku bez rozpoznania.

4. Analiza zarzutów przedstawionych w skardze w aspekcie aktów prawnych.

5. Zaplanowanie czynności postępowania wyjaśniającego:

a) ustalenie źródeł informacji, trybu i form ich zbierania,

b) ustalenie dokumentów przewidzianych do kontroli, analizy,

c) ustalenie harmonogramu przewidzianych działań,

d) przygotowanie narzędzi wspomagających wyjaśnienie sprawy,

np.:

- kwestionariusze wywiadów,

- kwestionariusze ankiet,

- scenariusze spotkań,

- arkusze diagnostyczne.

6. Przeprowadzenie zaplanowanych działań.

7. Analiza zebranych materiałów, ustalenie stanu faktycznego, odniesienie się do stanu prawnego i zasadności zarzutów.

8. Redagowanie uwag i wniosków oraz określenie przyczyn zaistniałej w szkole sytuacji.

9. Sporządzenie notatki służbowej.

10. Opracowanie i przesłanie odpowiedzi do wnoszącego skargę/wniosek.

11. Sformułowanie wniosków do dalszej pracy.