W Szkole Podstawowej Nr 21 im. Prof. Jana Miodka Jastrzębiu Zdroju prowadzone są następujące rejestry, ewidencje i archiwum:

1. Księga ewidencji uczniów
2. Księga uczniów
3. Księga zastępstw
4. Księgi inwentarzowe
5. Księga środków trwałych
6. Rejestr wydanych legitymacji szkolnych
7. Rejestr wypadków uczniów
8. Rejestr wydanych kart rowerowych
9. Rejestr awansu zawodowego nauczycieli
10. Rejestr skarg i wniosków
11. Rejestr faktur
12. Rejestr czeków
13. Księga druków ścisłego zarachowania (świadectw szkolnych, arkuszy ocen, znaczków pocztowych)
14. Rejestr potwierdzenia odbioru pism (dziennik korespondencyjny)
15. Archiwum szkolne (rejestr przechowywanych dokumentów wg kategorii archiwalnych)
16. Ewidencja pracowników upoważnionych do przetwarzania danych osobowych zawartych w zbiorze danych przetwarzanych w systemie finansowo-kadrowym
17. Ewidencja programów, na których przetwarza się dane osobowe
18. Ewidencja pracowników upoważnionych do przetwarzania danych osobowych zawartych w zbiorze danych związanych z statutowa działalnością szkoły oraz zapoznanych z "Polityką bezpieczeństwa Szkoły Podstawowej Nr 21 im. Prof. Jana Miodka"
19. Ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych z systemu finansowo-kadrowego - członkowie komisji Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych
20. Ewidencja pomieszczeń, w których są przetwarzane dane osobowe
21. Ewidencja upoważnień do przetwarzania danych osobowych
22. Ewidencja upoważnień do przetwarzania danych osobowych z systemu finansowo-kadrowego - członkowie komisji Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych

Zasady udostępniania danych zawartych w rejestrach, ewidencjach i archiwum:
Zainteresowana osoba może skorzystać z danych za zgodą dyrektora w obecności pracownika odpowiedzialnego.