W Szkole Podstawowej Nr 21 im. Prof. Jana Miodka Jastrzębiu Zdroju prowadzone są następujące rejestry, ewidencje i archiwum:

1. Księga ewidencji uczniów

2. Księga uczniów

3. Księga zastępstw

4. Księgi inwentarzowe

5. Księga środków trwałych

6. Rejestr wydanych legitymacji szkolnych

7. Rejestr wypadków uczniów

8. Rejestr wydanych kart rowerowych

9. Rejestr awansu zawodowego nauczycieli

10. Rejestr skarg i wniosków

11. Rejestr faktur

12. Rejestr czeków

13. Księga druków ścisłego zarachowania (świadectw szkolnych, arkuszy ocen, znaczków pocztowych)

14. Rejestr potwierdzenia odbioru pism (dziennik korespondencyjny)

15. Archiwum szkolne (rejestr przechowywanych dokumentów wg kategorii archiwalnych)

16. Ewidencja pracowników upoważnionych do przetwarzania danych osobowych zawartych w zbiorze danych przetwarzanych w systemie finansowo-kadrowym

17. Ewidencja programów, na których przetwarza się dane osobowe

18. Ewidencja pracowników upoważnionych do przetwarzania danych osobowych zawartych w zbiorze danych związanych z statutowa działalnością szkoły oraz zapoznanych z "Polityką bezpieczeństwa Szkoły Podstawowej Nr 21 im. Prof. Jana Miodka"

19.Ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych z systemu finansowo-kadrowego - członkowie komisji ZFŚS

20. Ewidencja pomieszczeń, w których są przetwarzane dane osobowe

21. Ewidencja upoważnień do przetwarzania danych osobowych

22. Ewidencja upoważnień do przetwarzania danych osobowych z systemu finansowo-kadrowego - członkowie komisji ZFŚS

Zasady udostępniania danych zawartych w rejestrach, ewidencjach i archiwum:

Zainteresowana osoba może skorzystać z danych za zgodą dyrektora w obecności pracownika odpowiedzialnego.