Kontrola przeprowadzona przez Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Jastrzębie Zdrój w dniach w okresie od 07 do 14 maja 2004r.

PREZYDENT MIASTA

JASTRZĘBIE ZDRÓJ

Jastrzębie Zdrój, dnia 22 czerwca 2004r.

 

 

Pani

mgr Henryka Biernat.

Dyrektor Szkoły Podstawowej nr 5

w Jastrzębiu Zdroju

 

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta w Jastrzębiu Zdroju przeprowadził kontrola w Szkole Podstawowej nr 5 w Jastrzębiu Zdroju przy ul. Mazurskiej 6 w okresie od 07 do 14 maja 2004r.

 

Przedmiotem czynności kontrolnych było rozporządzanie funduszami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych oraz wynagrodzenia osobowe pracowników wraz z pochodnymi za miesiące od stycznia do marca 2004r.

 

Kontrolujący w toku kontroli ustalili, iż od dnia l stycznia 2004r. jednostka kontrolowana

przejęła dokumentacja finansowo - księgową.

Pismem z dnia 29 września 2003r. skierowanym do Miejskiego Zespołu Obsługi Szkól i Przedszkola Dyrektor SP 5 wypowiedziała z dniem 30 września 2003r. Porozumienie w sprawie obsługi placówki zawarte l września 1997r. W związku z powyższym jednostka z dniem 31 grudnia 2003r. uzyskała samodzielność finansową.

 

Jednocześnie Aneksem do porozumienia z dnia 01.01.1996r. w sprawie dysponowania Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych wprowadzono zapisy mające na celu późniejsze rozliczenie środków ZFŚS. które weszło w życie z dniem 06.11.2003r. rozliczenie nastąpiło z dniem 10 luty 2004r.

Zgodnie z umową z dnia 08.12,2003r. kontrolowana jednostka otworzyła samodzielny rachunek bankowy do obsługi przedmiotowego Funduszu.

 

W trakcie kontroli przedstawiono „Instrukcję kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów

księgowych" podpisaną przez głównego księgowego oraz, dyrektora jednostki. Stwierdzono jednakże, iż brakujące zarządzenie wprowadzające w życie powyższą instrukcje zostało uzupełnione w trakcie kontroli.

Kontrola wykazała również - pomimo deklaracji dyrektora i głównego księgowego a także braku zarządzenia wprowadzającego wysokość pogotowia kasowego nie prowadzono obrotu gotówkowego w jednostce - dokument ten zawiera zapisy dotyczące gospodarki pieniężnej, dopuszczającej możliwość prowadzenia kasy.

 

Czynności kontrolne wykazały, iż w rozdziale III, §15. pkt l „Regulamin wynagradzania pracowników Szkoły Podstawowej nr 5 im. Władysława Broniewskiego w Jastrzębiu Zdroju " widnieje zapis, iż „miejscem wypłaty wszystkich wynagrodzeń ula pracowników, którzy nie posiadają kont bankowych jest kasa Miejskiego Zespołu Obsługi Szkół i Przedszkoli", przez co stwierdzić należy, iż na dzień przeprowadzonych czynności kontrolnych jednostka nie dostosowała powyższej dokumentacji do nowych warunków funkcjonowania w związku z uzyskaniem samodzielności finansowej.

Czynnościom sprawdzającym - w ramach wypłaty wynagrodzeń pracownikom kontrolowanej jednostki - kontrolujący poddali wydatki za miesiące styczeń, luty, marzec 2004r. wraz z wyplata wynagrodzeń 13-tej pensji. Ponadto szczegółowej kontroli ww. wydatków wraz z pochodnymi poddano wyplaty wynagrodzeń wszystkich pracowników administracji (3 osoby), oraz nauczycieli (3 osoby).

 

NAUCZYCIELE:

1. nauczyciel kontraktowy na pełnym etacie - w kontrolowanym okresie ustalona stawka wynagrodzenia zasadniczego była zgodna z rozporządzeniem Ministra Edukacji Narodowej z dnia 11 maja 2000r. w sprawie wysokości minimalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego nauczycieli (Dz. U. 2000r., Nr 39, póz. 455 zpóin. zm.).

Karty rozliczenia godzin ponadwymiarowych w kontrolowanym okresie sporządzane były prawidłowo oraz zgodnie z wykazanymi w protokole przyjęć godzin ponadwymiarowych Stwierdzono ponadto, iż naliczenia wynagrodzeń wraz z pochodnymi pracownika w kontrolowanym okresie dokonywano prawidłowo.

2. nauczyciel mianowany na pełnym etacie - przyjął funkcję dyrektora jednostki - w kontrolowanym okresie ustalona stawka była zgodna z rozporządzeniem Ministra Edukacji Narodowej z dnia 11 maja 2000r., wraz z określonym dodatkiem stażowym w wysokości 20% oraz dodatkiem funkcyjnym.

Stwierdzono także, iż od 01.09.2003r. do 3l.01.2003r. przyznano dodatek motywacyjny w wysokości 20% - kontrolujący stwierdzili, iż w miesiącu grudniu nie wypłacono powyższego dodatku, jednakże wyplaty tej dokonano w styczniu 2004r.

Kontrolujący stwierdzili, iż zgodnie z kartami rozliczeń godzin ponadwymiarowych pracowników, które zgodne byfy z zapisami dziennika zastępstw godzin doraźnych.

Stwierdzono ponadto, iż naliczenia wynagrodzeń wraz z pochodnymi pracownika w kontrolowanym okresie dokonywano prawidłowo.

3. nauczyciel dyplomowany na pełnym etacie - w kontrolowanym okresie ustalona stawka wynagrodzenia zasadniczego była zgodna z rozporządzeniem Ministra Edukacji Narodowej z dnia 11 maja 2000r. w sprawie wysokości minimalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego nauczycieli (Dz. U. 2000r., Nr 39, póz. 455 z późn. zm.), wraz z określonym dodatkiem stażowym motywacyjnym oraz przyznanym wychowawstwem,

Karty rozliczenia godzin ponadwymiarowych w kontrolowanym okresie sporządzane były prawidłowo oraz zgodnie z wykazanymi w protokole przyjęć godzin ponadwymiarowych

Stwierdzono ponadto, iż naliczenia wynagrodzeń wraz z pochodnymi pracownika w kontrolowanym okresie dokonywano prawidłowo.

 

ADMINISTRACJA:

l. główny księgowy - zatrudniony w kontrolowanej jednostce zgodnie z umową o pracę z dnia

31.12.2003r. na czas określony od 01. 01.2004r. do dnia 31.08.2004r. w wymiarze 0.5 etatu.

Na okres przeprowadzanych czynności kontrolnych ustalono prawidłowe miesięczne wynagrodzenie zasadnicze.

W kontrolowanym okresie wypłacano także premię uznaniową w wysokości 20% wynagrodzenia zasadniczego.

Stwierdzono ponadto, iż naliczenia wynagrodzeń wraz z pochodnymi pracownika w kontrolowanym okresie dokonywano prawidłowo.

2. samodzielny referent - zatrudniona w kontrolowanej jednostce z dniem 01.09.1999r. w wymiarze l etatu. Na okres przeprowadzanych czynności kontrolnych tj. z dniem 04.04.2003r. aneksem do umowy o pracę ustalono miesięczne wynagrodzenie zasadnicze właściwe dla VIII kategorii zaszeregowania, liczbą punktów 115 oraz zwiększeniem o 3% - które byty zgodne z Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000r. w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych samorządu terytorialnego, oraz uchwalą Nr XXIII/510/2000 Rady Miasta Jastrzębie Zdrój z dnia 11 września 2000r.

Stwierdzono także, iż pracownik otrzymywał dodatek stażowy w wysokości 12% oraz premie uznaniową w wysokości 20% w miesiącach objętych kontrolą.

Kontrolujący stwierdzili, iż naliczenia wynagrodzeń wraz z pochodnymi pracownika w kontrolowanym okresie dokonywano prawidłowo.

3. samodzielny referent - zatrudniona w kontrolowanej jednostce z dniem 31.08.1999r. w wymiarze 0,5 etatu. Na okres przeprowadzanych czynności kontrolnych tj. z dniem 04.04.2003r. aneksem do umowy o pracę ustalono miesięczne wynagrodzenie zasadnicze

właściwe dla XI kategorią zaszeregowania, liczbą punktów 162 oraz zwiększeniem o 1% - które były zgodne z Rozporządzeniem Rady Ministrów z unia 26 lipca 2000r. w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych samorządu terytorialnego, oraz uchwałą Nr XXIII/510/2000 Rady Miasta Jastrzębie Zdrój z dnia 11 września 2000r.

Stwierdzono także, iż pracownik otrzymywał dodatek stażowy w wysokości 15% oraz premię uznaniową w wysokości 20% w miesiącach objętych kontrolą.

Kontrolujący stwierdzili ponadto, iż naliczenia wynagrodzeń wraz z pochodnymi pracownika w kontrolowanym okresie dokonywano prawidłowo.

Czynnościom kontrolnym poddano również, prawidłowość naliczenia od przyznanych wynagrodzeń należnych składek na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne a także ich terminowe regulowanie jak też terminowość wypłaty samych wynagrodzeń za okres od miesiąca stycznia do miesiąca marca 2004r.

W trakcie czynności stwierdzono, iż jedynie za miesiąc styczeń 2004r. wypłacone wynagrodzenia nauczycieli nie odpowiadały naliczeniom wynikającym z listy plac za ten miesiąc. Różnice powstały w wyniku zaokrągleń plac naliczanych ręcznie w kartotekach a późniejszym naliczeniem tychże plac za pomocą programu komputerowego.

Kontrolujący stwierdzili także, iż naliczone i odprowadzone składki ZUS-owskie odpowiadały zapisom poprawnie naliczonych wynagrodzeń.

Stwierdzić należy także, iż dokonano korekty styczniowej wypłaty wynagrodzeń jedynie poprzez potrącenie lub dodanie odpowiedniej kwoty z wynagrodzenia za miesiąc luty 2004r. jednakże powyższych potrąceń nie uwzględnia lista plac za miesiąc luty 2004r.

Ponadto stwierdzono, iż jednemu pracownikowi wypłacono w miesiącu styczniu wynagrodzenie pomimo, iż od tego miesiąca nabyła prawa emerytalne.

Potrącenia niesłusznie wypłaconego wynagrodzenia dokonano przy wypłacie odprawy emerytalnej z dniem 02.02.2004r.

Kontrolujący stwierdzili także, iż składki ZUS od wynagrodzeń oraz pobory pracowników w kontrolowanym okresie wypłacano zgodnie z naliczeniami a także z zachowaniem obowiązujących terminów.

Mając na względzie uniknięcie zaistniałych nieprawidłowości przedkładam do wykonania zalecenia pokontrolne:

-         przestrzega prawidłowości naliczania wynagrodzeń oraz dokonywania obciążeń pracowników jedynie w sytuacji wcześniejszego uzyskania pisemnej zgody względnie na podstawie prawomocnego orzeczenia sadu.

 

Jednocześnie wnoszę o przesłanie w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego informacji o podjętych działaniach zapobiegających powtórzeniu się w przyszłości stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień.

 

 

 

Szkoła Podstawowa Nr 5

im Wł. Broniewskiego

44-335 Jastrzębie Zdrój, ul. Mazurska

tel. 4714-704

Identyfikator: 0728608

 

Jastrzębie Zdrój, dnia 13 sierpnia 2004 r

 

 

Prezydent Miasta

Jastrzębie Zdrój

mgr Marian Janecki

 

 

dotyczy: wyjaśnień w sprawie zaleceń pokontrolnych przeprowadzonych przez Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta w Jastrzębiu Zdroju w okresie od 07 maja do 14 maja 2004 r.

 

Dyrektor Szkoły Podstawowej nr 5 w Jastrzębiu Zdroju - odpowiadając na pismo z dnia 22 czerwca 2004 r. podsumowujące wyniki przeprowadzonej kontroli - składa wyjaśnienia w sprawie zalecenia pokontrolnego w brzmieniu:

- „przestrzegać prawidłowości naliczania wynagrodzeń oraz dokonywania obciążeń pracowników jedynie w sytuacji wcześniejszego uzyskania pisemnej zgody względnie na podstawie prawomocnego orzeczenia sądu"

Powyższa sytuacja była spowodowana różnicą w wypłaconych wynagrodzeniach oscylujących w granicach -37,21zł-+13,00zł, które wyniknęły z zaokrąglania płac naliczanych za miesiąc styczeń 2004 r. „ręcznie" w miesiącu grudniu 2003 r. (program komputerowy został uruchomiony w terminie późniejszym). Różnice zostały skorygowane przy wypłacie za m-c luty 2004 r.

Pracownicy zostali poinformowani o korekcie, a po kontroli otrzymali pisma wyjaśniające, których kopie z podpisami akceptującymi korektę znajdują się w dokumentacji księgowej szkoły.

Zgodnie z zaleceniem pokontrolnym pracownicy księgowości zostali zobowiązani do bezwzględnego jego przestrzegania.