Protokół z kontroli przeprowadzonej przez Naczelnika Wydziały Kontroli i Audytu Wewnętrznego Witolda Raszyńskiego oraz podinspektora Agnieszką Marszałek w okresie od 15 października 2004 roku

 

Protokół z kontroli 

przeprowadzonej w Zespole Szkół Nr l przy ulicy Granicznej 2 w Jastrzębiu Zdroju, przez Naczelnika Wydziały Kontroli i Audytu Wewnętrznego Witolda Raszyńskiego oraz   podinspektora Agnieszką Marszałek w okresie od 15 października 2004 roku do 26 listopada 2004 roku; z przerwą od 20 października 2004 roku do 04 listopada 2004 roku

Kontrola dotyczyła okresu od 1 lipca 2002r. do dnia zakończenia czynności kontrolnych.

Funkcje dyrektora pełnił w okresie objętym kontrolą do nadal p. mgr Krystian Fabisz, natomiast funkcję głównego księgowego p. Krystyna Grygierek (załącznik 1).

Przedmiotem kontroli były zagadnienia gospodarki kasowej kontrolowanej jednostki za okres zgodny z upoważnieniem.

Czynności kontrolne spełniły wymagania zapisane w art. 28b ustawy z dnia 26 listopada 1998r. o finansach publicznych (].t 1998r.Dz. U. Nr 155, póz. 1014 z późn. zm.) tj.:

 

                       Wykonanie wydatków (plan)          sprawdzono               % sprawdzenia

2002r. (zał. 2)     3.655.153,77                               182.775,22           5,00

2003r. (zał. 3)     3.752.312,99                                212.117,17           5,65

2004r. (zał. 4)     3.638.066,00                                251.165,68          6,90

W toku kontroli ustalono:

W ramach czynności kontrolnych za lata 2002, 2003 oraz 2004r. dotyczących gospodarki kasowej kontrolowanej jednostki stwierdzono, iż:

Raporty Kasowe sporządzane byty na koniec każdego miesiąca w myśl art. 20 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (Dz. U. 94, Nr 121, póz. 591 z późn. zm.);

z jednoczesnym podziałem miesięcznego okresu rozliczeniowego na trzy dekady zgodnie z załącznikiem nr 5 Zarządzenia Nr 0161/2/01 z dnia 31.12.2001r. w sprawie zasad rachunkowości (załącznik 5).

Z poddanych kontroli raportów kasowych (załącznik 6) wynika, iż sporządzone zostały one prawidłowo, tzn. wpływy gotówki ujmowano po stronie przychodów; wypłaty gotówki ujmowano po stronie rozchodów; suma obrotów po stronie przychodów plus stan kasy z poprzedniego raportu były równe sumie rozchodowy i obecnego stanu, kasy.

 

Jednakże stwierdzono, iż w raporcie kasowym 17/2002 nie zachowano chronologiczności zapisów kolejno -wydatkowanych kwot, tj.

- w pozycji l zapisano przychód do kasy z dniem 06.08.2002r. i

 w pozycji 3 zapisano przychód do kasy z dniem 20.08.2002r. a następnie

 w pozycji 15 zapisano przychód do kasy z dniem 01.08.2002r.

- w pozycji 2 zapisano rozchodź kasy z datą 06.08.2002r. i

 pozycjach od 4 -14 zapisano rozchodź kasy z datą 20.08.2002r. a następnie

 w pozycji 16 zapisano rozchodź kasy z datą 01.08.2002r.

 

Podobnie w raporcie kasowym 23/2002:

- w pozycji i zapisano przychód do kasy z dniem 08,11.2002 r. a następnie

w pozycji 21 zapisano przychód do kasy z dniem 05.11.2002r.

- w pozycjach od 2 - 20 zapisano rozchód z kasy z datą 08.11.2002r. a następnie

 w pozycji 22 zapisano rozchodź kasy z datą 05.11.2002r.

Dodatkowo stwierdzono, iż w raporcie kasowym 27/02 wpłaty do kasy z dnia 13.l2.2002r. na kwotę 20,00 zł (KP 1326); z I6.l2.2002r. na kwotę 200,00 zł. (KP J 327) oraz z dnia 16.12.2002r. na kwotę 27,00 zł. (KP 13 28) w raporcie kasowym zapisane zostały jako przyjęte do kasy z dniem 20.12.2002r. (załącznik 7)- co było niezgodne z art. 24, ust. 5, pkt. 3 ustawy o rachunkowości.

Ponadto stwierdzono, iż w raporcie kasowym 23/02 dokonano nieprawidłowej korekty zapisu, tj. źle podliczone kwoty w pozycji „obroty" i „suma" poprawiono korektorem z parafą - co było niezgodne z art. 25, ust. 1 ustawy o rachunkowości - zgodnie z którym błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, wpisaniem treści poprawnej i daty poprawki oraz złożeniem podpisu.

Ustalono także, iż kontrolowana jednostka prawidłowo ewidencjonowała obrót gotówkowy na koncie 101 „KASA "poprzez ujęcie po stronie „ WN" wpłaty gotówkowe do kasy oraz podjecie gotówki z rachunku bankowego na podstawie czeków; a po stronie „MA" wszystkie wypłaty gotówkowe z kasy oraz -wpłaty gotówki na rachunek bankowy (załącznik 8).

Ponadto saldo debetowe konta 101 „ WN" oznaczało stan gotówki w kasie na koniec okresu sprawozdawczego i było zgodne z wysokością pogotowia kasowego określonego

Aneksem do Załącznika Nr 5 do Zarządzenia Nr 0161/2/01 z dnia 31.12.200lr. w sprawie zasad rachunkowości, którego wysokość stanowiła 800,00 zł.

 

Czynności kontrolne wykazały również, iż:

Wszystkie obroty gotówkowe (zapisane w raportach udokumentowane zostały dowodami tj. fakturami vat, listami płac, wniosków o zaliczkę, formularzami „delegacji").

Realizacja wypłat każdorazowo następowała na podstawie dowodów sprawdzonych pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym oraz zatwierdzonych przez uprawnione osoby (załącznik 9).

Wszystkie wydatki zostały zadekretowane i zakwalifikowane na odpowiednie paragrafy danego rozdziału, jednakże stwierdzono, iż dekretacja widniała na ,,poleceniach księgowania " a nie na dowodach źródłowych jakim byty faktury vat, czego przyczyną były nie odpowiednie pieczecie do uzupełnień, zawierające miejsce na podpisy osób odpowiedzialnych (za wykonanie wydatku) merytorycznie i formalnie rachunkowo, wysokości wydatku oraz (w roku 2003 i 2004) z jakiego rozdziału i paragrafu wydatkowano środki; brak było natomiast adnotacji o sposobie dekretacji wydatku zgodnie z planem kont na strony „ WN" „MA " - co także było niezgodne z §4 załącznika nr 3 do Zarządzenia nr 0161/2/01 z dnia 31.12.2001 r. „Instrukcji Obiegu Dokumentów Finansowo-Księgowych" który stanowi, iż „ właściwa dekretacja polega na umieszczeniu na dowodzie adnotacji na jakich kontach syntetycznych ma być dokument zaksięgowany (załącznik 10).

Fakt dokonania wypłaty gotówki każdorazowo potwierdzany był podpisem kasjera oraz osoby dokonującej zakupu (z własnych środków) z podaniem daty oraz słownie kwoty otrzymanej gotówki.

Stwierdzono także, iż w roku 2003 na wniosek pana Henryka O. z dnia 17.01.2003r. udzielono zaliczki w wysokości 600,00 zł (załącznik 11) —jednakże nie określono na jakie cele zostanie ona przeznaczono oraz nie ustalono terminu zgodnie z którym pobierający miał by się rozliczyć. Stwierdzono jednak, iż rozliczenia powyższej zaliczki dokonano z dniem 10.02.2003r. (załącznik 12) tj. w ciągu 24 dni od dnia pobrania zaliczki oraz w dogu 14 dni od dmą wykonania zadania — co było zgodne z §18, ust. l Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29.12.2000r. w spra\vie szczegółowych zasad gospodarki finansowej jednostek budżetowych ...... (Dz. U. 2000, Nr 122, poz. 1333) — zgodnie z którym zaliczki powinny być rozliczane nie później niż 14 dni po wykonaniu zadania.

Czynności sprawdzające obejmowały także rozliczenie i ewidencją czeków.

W trakcie kontroli stwierdzono, iż każdy zrealizowany czek (w okresie objętym kontrolą) wraz z wyciągiem bankowym zgodnym z datą jego realizacji a następnie prawidłowo rozliczony w raporcie kasowym. Ponadto stwierdzono, iż każda operacja, przyjęcia i zrealizowania czeku została prawidłowo odnotowana w ewidencji czeków (załączniki 3).

W trakcie czynności w obecności głównego księgowego oraz kierownika administracyjno- gospodarczego - któremu także powierzono obowiązki kasjera (załącznik 14) – dokonano również rozliczenia kasy. Kontroli kasy dokonano w dniu 19.] l. 2 004 r. w godz. l3.40 do 14.00 (załącznik 15).

Rzeczywisty stan gotówki w kasie wynosił 800,00 oraz stan gotówki wg. raportu kasowego 26/04/2004 ż dnia 19.11.2004r. wynosił 800,00: i był zgodny z wysokością pogotowia kasowego ustalonego Aneksem do Załącznika Nr 5 do Zarządzenia Nr 0161/2/01 z dnia 31.12.2001r. w sprawie zasad rachunkowości.

Kasa jednostki została odpowiednio zabezpieczona poprzez kasę pancerną, oraz system monitoringu.

Powyższe czynności wykazały również, iż ostatnią kontrola kasy przeprowadził główny księgowy w dniu Q3.11.20Q4r.; a także, że kasjer został zaznajomiony z obowiązującymi przepisami kasowymi i złożył deklaracje g odpowiedzialności materialnej za pomierzoną mu gotówką.

Czynnościom kontrolnym poddano również prawidłowość i terminowość a także zgodność z przyjętymi zasadami kwalifikowania wydatków płatnych forma „polecenia przelewu".

Zgodnie z okresem kontroli, czynnościom sprowadzającym — pod ww. -względami - poddano płatności dokonane na podstawie -wystawionych przez kontrahentów faktur Vat za miesiące lipiec 2 002 r., styczeń 200 3 r. oraz styczeń 2004 r. (załącznik 16).

Kontrolujący stwierdzili, iż wszystkie obroty udokumentowane byty dowodami źródłowymi, sprawdzonymi pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym (załącznik 17).

Powyższe dowody zawierały także prawidłowe zakwalifikowanie na odpowiednie działy 1 paragrafy, jednakże stwierdzono, iż dekretacja na konta „ WN" „ MA" widniała na poleceniach przelewu" (jako integralne załączniki 'wyciągów bankowych) a nie na dowodach źródłowych.

Stwierdzono także, iż t" jednym przypadku płatności nie dokonano zgodnie z terminem określonym na źródłowym dowodzie, tj: FV 486/11/03 z dnia 18.11.2003 na kwotę 263,75 zł. określała termin płatności na dzień 25.11.2003r., stwierdzono, iż uregulowano powyższe zobowiązanie poleceniem przelewu z dnia 02.12.2003r. (załącznik 18) — jednakże stwierdzono także, iż nie doszło do naruszenia dyscypliny finansów publicznych (ustawa z dnia 26 listopada 1998r. o finansach publicznych (].t 1998r.Dz. U. Nr 155, póz. 1014 z pózn. zm.) poprzez zapłatę odsetek od nieterminowych płatności.

 

Protokół niniejszy sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Dyrektor Zespołu Szkół Nr l w Jastrzębiu Zdroju pan mgr Krystian Fabisz, po zapoznaniu się z treścią protokołu w dniu 30 listopada 2004 roku stwierdza, że nie wnosi żadnych zastrzeżeń co do faktów w nim opisanych, ustalonych na podstawie dowodów.

Kontrolujący poinformowali Dyrektora Zespołu Szkół Nr l o prawie złożenia wyjaśnień lub uzupełnień do protokołu w terminie 3 dni od dnia zakończenia czynności kontrolnych i podpisania niniejszego protokołu.

 

Integralną cześć protokołu stanowią następujące załączniki:

1. Umowa o pracą głównego księgowego.

2. Sprawozdanie Rb-28 za rok 2002.

3. Sprawozdanie Rb-28 za rok 2003.

4. Plan wydatków za rok 2004.

5. Instrukcja w sprawie funkcjonowania gospodarki kasowej.

6. Zestawienie Raportów Kasowych za okres od lipca 2002 — do października 2004.

7. KP- 1326, 1327, 1328 za rok 2002.

8. Karta kontowa konta 101 - KASA - za rok 2002, 2003, 2004.

9. Raporty kasowe 16/02, 2/03, 2/04 ze zrealizowanymi przychodami i rozchodami.

10. Instrukcja obiegu dokumentów finansowo-księgowych.

11. Wniosek o zaliczkę z dnia 17.01.2003 r.

12. Rozliczenie zaliczki z dnia 10.02.2003 r.

13. Księga druków ścisłego zarachowania - ewidencja czeków.

14. Zakres czynności kierownika gospodarczego.

15. Protokół z kontroli kasy.

16. Zestarzenie sprawdzonych płatności formą,, po lecenia przelewu".

17. Wyciąg bankowy 150/2002, 164/2003, 9/2004 ze zrealizowanymi wydatkami.

18. FV 486/11/03 z dnia 18.11.2003 wraz z wyciągiem bankowym 159/2003

________________________________________________________________________________

Jastrzębie Zdrój, 21.01.2005r.

Prezydent

Miasta Jastrzębie Zdrój

mgr Marian Janecki

W odpowiedzi na pismo z dnia 4 stycznia 2005 roku, Dyrektor Zespołu Szkół N r l w Jastrzębiu Zdroju informuje o podjętych działaniach zapobiegających uniknięcia nieprawidłowości stwierdzonych podczas kontroli dokonanej przez Wydział Kontroli Wewnętrznej Urzędu Miasta, w okresie od 15 października 2004 roku do 26 listopada 2004 roku.

Dyrektor Zespołu Szkół Nr l wydał zarządzenie dotyczące przestrzegania zapisu ustawy z dnia 29.IX.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. Nr 94, p.591 z późniejszymi zmianami), a w szczególności:

1. dokonywać chronologicznych zapisów wydatkowanych kwot oraz prawidłowo ewidencjonować wpłaty w raporcie kasowym,

2. korygować błędy w zapisach poprzez skreślenie dotychczasowej treści, wpisanie nowej z zachowaniem czytelności błędnego zapisu oraz podpisać poprawkę,

3. dokonywać dekretacji na dokumentach źródłowych a nie na poleceniach przelewa,

4. przestrzegać zasad kompletnego wypełniania dokumentów księgowych - wniosek o zaliczkę,

5. wszelkie płatności regulować zgodnie z określonymi terminami.

Jednocześnie należy podkreślić, że w ramach czynności kontrolnych za lata 2002, 2003 i 2004 stwierdzone nieprawidłowości były jednorazowymi przypadkami, za wyjątkiem punktu 3.